So organisieren Sie den Besuch einer chinesischen Unternehmensdelegation in Barcelona

Warum eine chinesische Delegation eine andere Vorbereitung braucht

Eine chinesische Unternehmensdelegation, die nach Barcelona reist, hat meist ein sehr konkretes Ziel: Unternehmen der Branche kennenlernen, eine Messe besuchen, Vereinbarungen abschließen oder ein Managementmodell studieren. Die Reise ist kurz, das Programm voll, und die Delegation ist jemandem im Herkunftsland gegenüber verantwortlich, der Ergebnisse und einen Bericht erwartet.

Was sich gegenüber einer europäischen Gruppe ändert, sind die Entfernung (Langstreckenflug und Zeitverschiebung), das Visum, die Arbeitssprache, die Zahlungsmittel und einige Fragen des Protokolls. Nichts davon ist kompliziert, wenn es rechtzeitig vorbereitet wird. Was nicht funktioniert, ist Improvisation: Ein verspätetes Einladungsschreiben kann die halbe Gruppe am Boden halten.

Der Markt ist bei Firmenveranstaltungen noch klein: Laut Turisme de Barcelona organisierten Unternehmen mit Sitz in China 2025 0,7 % der Firmenveranstaltungen am Reiseziel. Das heißt, nicht alle Dienstleister sind an solche Delegationen gewöhnt, und es lohnt sich, mit einem Team zu arbeiten, das es ist. Wir haben eine Website auf vereinfachtem Chinesisch und arbeiten als DMC in Barcelona für Unternehmen und Agenturen aus China.

Schengen-Geschäftsvisum: Fristen und Dokumente

Staatsangehörige der Volksrepublik China benötigen für Reisen nach Spanien ein Schengen-Visum. Für einen Geschäftsbesuch wird beim zuständigen spanischen Konsulat ein Visum für den kurzfristigen Aufenthalt (Typ C) zu Geschäftszwecken beantragt.

Fristen, die den gesamten Zeitplan bestimmen

Das spanische Generalkonsulat in Peking hat in der Vergangenheit darauf hingewiesen, dass sich die Fristen bei hohem Antragsaufkommen verlängern können, und empfiehlt, rechtzeitig zu beantragen. Unsere Regel: Das Einladungsschreiben verlässt Barcelona mindestens zwei Monate vor dem Reisetermin.

Was das Einladungsschreiben enthalten muss

Laut den von den spanischen Konsulaten veröffentlichten Anforderungen für Geschäftsvisa gilt für das Schreiben:

• Es ist vom gastgebenden Unternehmen in Spanien auf Spanisch verfasst.
• Es enthält die Kontaktdaten des einladenden Unternehmens sowie der eingeladenen Person und ihres Unternehmens.
• Es erklärt die Beziehung zwischen beiden Seiten.
• Es nennt die Dauer des Aufenthalts und die geplanten Termine.
• Es enthält ein Arbeitsprogramm und weitere Details zum Aufenthalt.
• Falls zutreffend, liegen Nachweise der Geschäftsbeziehung bei, etwa Verträge oder Rechnungen.

Besucht die Delegation mehrere Unternehmen, stellt üblicherweise eines davon (oder die Incoming-Agentur zusammen mit dem Hauptunternehmen) das Schreiben aus und fügt das komplette Programm bei. Wir achten darauf, dass Namen, Passnummern und Termine exakt mit dem Antrag übereinstimmen.

Übliche Unterlagen der Antragsteller

Jedes Konsulat veröffentlicht seine offizielle Liste, und diese ist maßgeblich. Zur Orientierung werden meist verlangt: gültiger Reisepass, unterschriebenes Formular, Fotos, Reiseversicherung, Flug- und Hotelreservierungen, Einladungsschreiben, Schreiben des Unternehmens des Antragstellers und Nachweis ausreichender finanzieller Mittel.

Bei der Ankunft: das Einreise-/Ausreisesystem

Seit dem 10. April 2026 ist das Einreise-/Ausreisesystem (EES) der EU an den Außengrenzen voll in Betrieb. Es erfasst die Daten des Reisedokuments, Datum und Ort jeder Ein- und Ausreise sowie biometrische Daten von Nicht-EU-Bürgern, die für kurze Aufenthalte einreisen. Bei der ersten Einreise kann die Kontrolle länger dauern: Das berücksichtigen wir bei der Planung des Transfers vom Flughafen zum ersten Programmpunkt.

Flüge zwischen China und Barcelona

Ende 2025 hatte Barcelona Direktflüge mit vier chinesischen Städten:

China Eastern eröffnete ihre Strecke Shanghai-Barcelona im September 2025 mit vier wöchentlichen Flügen und einer Flugzeit von rund 13 Stunden; Air China bedient dieselbe Strecke dreimal pro Woche. Von Januar bis August 2025 zählte der Flughafen Barcelona 210.600 Passagiere mit Herkunft oder Ziel China, 64 % mehr als im gleichen Zeitraum 2024.

Was das für das Programm bedeutet:

• Sanfter erster Tag. Nach einem Nachtflug von über 12 Stunden und sechs oder sieben Stunden Zeitverschiebung kommt die Delegation müde an. Check-in, leichtes Essen und eine kurze Aktivität.
• Wöchentliche Frequenzen. Wird der Direktflug drei- oder viermal pro Woche angeboten, sind An- und Abreisetage vorgegeben. Wir bauen das Programm darum herum.
• Anschlüsse. Reist die Delegation in eine andere europäische Stadt weiter, stimmen wir die Zeiten ab, damit der Nachmittag nicht verloren geht.

Zahlungen: was funktioniert und was nicht

Die Delegation sollte vor der Abreise wissen, wie sie bezahlen wird.

• Alipay+. Akzeptiert wird es von Geschäften wie El Corte Inglés (in allen Filialen), einigen Ständen des Mercat de la Boqueria, der Casa Batlló oder den Taxis der App FreeNow. Gezahlt wird per QR-Code aus der App des Kunden oder über das Terminal des Geschäfts.
• Nicht überall. Viele Restaurants, Bars und Dienstleister akzeptieren nur Karte oder Bargeld. Jedes Mitglied sollte eine internationale Karte als Alternative dabeihaben.
• Gruppenausgaben. Mahlzeiten, Eintritte und Transport werden besser zentral bezahlt, mit Rechnung auf das organisierende Unternehmen und Vorabüberweisung. So zahlt die Delegation nicht an jedem Tisch, und die Spesenabrechnung bleibt sauber.
• Einkäufe. Personen mit Wohnsitz außerhalb der EU können bei berechtigten Einkäufen die Erstattung der Mehrwertsteuer beantragen. Fragen Sie in jedem Geschäft nach dem Verfahren.

Essen: Zeiten und Vorlieben

In Spanien wird spät gegessen: Restaurants servieren das Mittagessen etwa zwischen 13:00 und 16:00 Uhr und das Abendessen zwischen 20:00 und 22:30 Uhr. Für eine Delegation mit Jetlag und einem früh beginnenden Programm hilft ein Abendessen um 21:30 Uhr nicht.

Was wir tun:

• Wir fragen vorher, statt anzunehmen. Im Anmeldeformular erfassen wir Essensvorlieben, Einschränkungen und ob die Gruppe bei allen Mahlzeiten lokale Küche möchte oder im Wechsel mit chinesischer Küche.
• Vereinbarte Zeiten. Mittagessen um 12:30 oder 13:00 Uhr und Abendessen um 19:30 oder 20:00 Uhr, in Restaurants, die für private Gruppen früher öffnen.
• Tischformat. Runde Tische und Gerichte zum Teilen in der Mitte fördern das Gespräch. Wenn die Gruppe es vorzieht, einzeln servierte Menüs.
• Heißes Wasser und Tee. Bestellen wir für Meetings und Mahlzeiten, ohne dass die Delegation darum bitten muss.
• Übersetzte Speisekarten. Karte oder Menü auf vereinfachtem Chinesisch, mit einer Zeile Erklärung zu jedem Gericht.

Hotel: was Sie anfragen sollten

Zu Tagungshotels und ihrer Lage finden Sie mehr in unserem Ratgeber zu den Tagungshotels in Barcelona und im Bereich Hotels.

Dolmetscher und Materialien

• Konsekutivdolmetschen für Unternehmensbesuche und Arbeitstreffen. Mandarin-Spanisch oder Mandarin-Englisch, je nach Gastgeber.
• Simultandolmetschen mit Kabine und Empfängern für lange Präsentationen oder Seminare mit mehr als 20 Teilnehmenden.
• Vorab-Briefing. Wir senden den Dolmetschern die technischen Unterlagen der Branche rechtzeitig zu. Bei Industriebesuchen entscheidet das Fachvokabular über die Qualität des Treffens.
• Materialien auf Chinesisch. Programm, Steckbriefe zu jedem Besuch (Unternehmen, Gesprächspartner, Themen) und Kontaktverzeichnis auf vereinfachtem Chinesisch.
• Chinesischsprachige Begleitung während der gesamten Reise, zusätzlich zum Fachdolmetscher.

Protokoll: was Sie vorab vereinbaren sollten

Jede Delegation ist anders. Statt Annahmen zu treffen, vereinbaren wir diese Punkte mit der Delegationsleitung oder der Agentur im Herkunftsland:

• Rangfolge für Vorstellungen, Sitzordnung bei Tisch und das offizielle Foto.
• Wer spricht in jedem Meeting und in welcher Reihenfolge. Der spanische Gastgeber sollte wissen, an wen er sich wendet.
• Visitenkarten mit einer chinesischen Seite für das gastgebende Team.
• Geschenke. Ob Geschenke ausgetauscht werden, wer sie überreicht und ob es Vorlieben oder Empfindlichkeiten zu beachten gibt.
• Fotos und Presse. Was veröffentlicht werden darf und auf welchen Kanälen.
• Pünktlichkeit und gedrucktes Programm. Jedes Mitglied erhält das Programm mit Uhrzeiten, Adressen und Kontaktnummern.

Ideen für eine Unternehmens-Studienreise (商务考察)

Barcelona hat Branchen, in denen eine Delegation Konkretes lernen kann. Einige Themen, die wir vorschlagen:

Zu Messen finden Sie Details im Messekalender Barcelona 2027 und im Ratgeber Events während des MWC. Wir organisieren auch B2B-Meetings und Messestände; siehe Messe-Events und Kongresse.

Ein ehrlicher Hinweis: Besuche bei Unternehmen und Institutionen hängen von der Zusage des Gastgebers ab. Wir stellen die Anfragen mit einer konkreten Themenagenda und mindestens zwei Monaten Vorlauf und bestätigen Ihnen jeden Besuch schriftlich, bevor wir das Programm abschließen.

Beispielprogramm für vier Tage

Ein Modell für eine Delegation mit 20 bis 30 Personen, das Fachbesuche mit einem Kulturnachmittag verbindet. Wir passen es an die Branche und die Flugtage an.

Einige Grundsätze des Modells:

• Wichtige Meetings liegen an Tag 2 oder 3, nie am Anreisetag.
• Jeder Fachbesuch hat einen Steckbrief auf Chinesisch mit dem Profil des Unternehmens, den Gesprächspartnern und den Fragen, die die Delegation stellen möchte.
• Das offizielle Dinner ist der Moment für Reden, Geschenke und Fotos. Wir vereinbaren vorab die Reihenfolge und wer spricht.
• Der letzte Tag ist flexibel, weil die Direktflüge feste Zeiten haben.

Besichtigungen mit Gruppen

Enthält das Programm einen Kulturnachmittag, denken Sie daran: In Ciutat Vella sind Führungen auf 20 Personen pro Gruppe begrenzt, und Megafone sind nicht erlaubt. Bei Delegationen mit mehr als 20 Personen teilen wir die Gruppe auf, jede Untergruppe mit eigenem Guide und eigenem Dolmetscher oder chinesischsprachigem Guide.

Vorbereitungszeitplan

Checkliste

• Einladungsschreiben auf Spanisch mit Programm, mindestens zwei Monate vorher versendet
• Namen und Passdaten im Schreiben identisch mit denen im Antrag
• Reiseversicherung mit Mindestdeckung von 30.000 Euro
• Flüge bestätigt nach den Betriebstagen der Direktverbindung
• Zeitpuffer am Flughafen für die EES-Grenzkontrolle
• Hotel mit Zimmerzuteilung nach Rangordnung und Programm auf Chinesisch
• Essenszeiten vereinbart und Menüs übersetzt
• Fachdolmetscher mit vorab gesendeten Unterlagen
• Rangfolge, Geschenke und Fotos mit der Delegationsleitung vereinbart
• Zentrale Zahlung der Gruppenausgaben
• Besuche von jedem Gastgeber schriftlich bestätigt

So unterstützen wir Sie

Wir bereiten das Einladungsschreiben mit dem gastgebenden Unternehmen vor, koordinieren Besuche, Hotel, Transport, Mahlzeiten und Dolmetscher und begleiten die Delegation während des gesamten Aufenthalts. Enthält der Besuch ein Meeting oder Seminar, organisieren wir es wie jede andere Firmentagung in Barcelona.

Senden Sie uns Ziel des Besuchs, Branche und ungefähre Termine. Wir antworten innerhalb von 24 Arbeitsstunden mit einem Programmvorschlag über unsere Kontaktseite.

Quellen

1. Embajada de España en Zagreb (exteriores.gob.es): entrada en vigor del Reglamento (UE) 2019/1155 sobre visados
2. Consulado General de España en Pekín: aviso para solicitantes de visados
3. Embajada de España en Hanói (exteriores.gob.es): requisitos de visado Schengen de negocios
4. Gobierno de Eslovenia: aumento de las tasas de visado Schengen desde el 11 de junio de 2024
5. SEAE: viajar a Europa con el Sistema de Entradas y Salidas (EES)
6. Ara: el tráfico de pasajeros entre Barcelona y China crece un 60% (2025)
7. El Debate: diez ciudades chinas a las que se puede volar directo desde España (18/12/2025)
8. Merca2: Alipay+, pagar con un QR en España (03/03/2025)
9. Spain.info (Turespaña): horarios y días festivos en España
10. Turisme de Barcelona: Informe de turismo de reuniones 2025, Destino Barcelona
11. GSMA: MWC Barcelona 2027
12. Residential Systems: registration opens for ISE 2027
13. Catalonia.com: Barcelona entre las tres primeras ciudades de congresos del ranking ICCA
14. betevé: límite de los grupos turísticos en Ciutat Vella prorrogado hasta 2028