Was macht eine DMC in Barcelona?
Wenn ein Unternehmen aus London, Zürich oder New York beschließt, sein Team nach Barcelona zu bringen, steht es immer vor denselben Fragen: Es braucht Hotel, Transfers, einen Tagungsraum, Dinner, Aktivitäten und jemanden vor Ort, der seine Sprache spricht und reagiert, wenn sich etwas ändert. All das aus der Ferne mit unbekannten Dienstleistern zu koordinieren kostet viel Zeit und ist riskant.
Genau dafür gibt es eine DMC. Wir sind das lokale Team, das die Leistungen in Barcelona bucht, koordiniert und überwacht, und der einzige Ansprechpartner für alle, die von außen organisieren. Laut dem Tagungsbericht 2025 von Turisme de Barcelona wurde mehr als die Hälfte der Firmentagungen in der Stadt von Unternehmen außerhalb Spaniens organisiert. Ein großer Teil unserer Arbeit ist genau das.
Mit wem wir arbeiten
- Internationale Unternehmen, die ihre Konferenz, ihr Incentive oder ihre Tagung in Barcelona ohne Agentur im eigenen Land organisieren.
- Ausländische Event- und Incentive-Agenturen, die einen lokalen Partner brauchen, um das Programm ihres Kunden umzusetzen.
- Verbände und Kongressveranstalter, die vor Ort Unterstützung bei Unterbringung, Rahmenprogramm und Transfers suchen.
- Hotelketten und Marken, die eigene Gäste in der Stadt empfangen, wie Meliá mit seinen Hosted Buyers während der IBTM.
Wie wir mit ausländischen Agenturen arbeiten
Als Agentur aus einem anderen Land wissen Sie: Der Kunde gehört Ihnen, und unsere Aufgabe ist es, Sie gut aussehen zu lassen. So arbeiten wir:
- Briefing der Agentur. Sie senden uns Gruppenprofil, Termine, Richtbudget und die Erwartungen Ihres Kunden.
- Angebot innerhalb von 24 Arbeitsstunden. Programm, Hotel- und Location-Optionen sowie aufgeschlüsselte Nettopreise, damit Sie Ihre Marge aufschlagen können.
- White Label, wenn Sie es brauchen. Wir erstellen das Dokument ohne unsere Marke, damit Sie es als Ihres präsentieren. Unser Personal vor Ort tritt als Teil Ihres Teams auf.
- Site Inspection. Wenn Sie oder Ihr Kunde anreisen möchten, organisieren wir die Besichtigung von Hotels und Locations an ein oder zwei Tagen.
- Verträge und Produktion. Wir schließen die Verträge mit den lokalen Dienstleistern, wickeln die Zahlungen ab und halten Sie mit einem gemeinsamen Tracking-Dokument auf dem Laufenden.
- Durchführung. Koordinatoren bei der Gruppe, eine Operations-Verantwortliche oder ein Operations-Verantwortlicher während des gesamten Programms erreichbar und direkte Kommunikation mit Ihnen.
- Abschluss. Klare Abrechnung, Fotos für Ihren Kunden und ein Bericht über eventuelle Vorkommnisse.
Wir kontaktieren Ihren Kunden nur, wenn Sie es wünschen.
Was enthalten ist und was nicht
| Leistung | Übernehmen wir | Anmerkung |
|---|---|---|
| Hotels und Zimmerkontingente | Ja | Mit Kontrolle von Kontingenten und Abruffristen |
| Transfers und Reisebusse | Ja | Mit Flugverfolgung am Ankunftstag |
| Aktivitäten, Besichtigungen und offizielle Guides | Ja | Guides in der Sprache der Gruppe |
| Restaurants und private Dinner | Ja | Mit Kontrolle von Allergien und Ernährungsweisen |
| Locations und Eventproduktion | Ja | Technik, Bühnenbild, Catering und Personal |
| Rahmenprogramm von Kongressen | Ja | Siehe Kongressorganisation |
| Internationale Flüge | Nein | Übernimmt Ihr Reisebüro oder das des Kunden |
| Reiseversicherungen | Nein | Schließt das Unternehmen oder die ausstellende Agentur ab |
Sprachen und internationale Gruppen
Wir arbeiten mit Gruppen aus Europa, Nordamerika, Lateinamerika und Asien und passen das Programm an jeden Markt an: Essenszeiten, Art des Dinners, Grad an Förmlichkeit oder Erwartungen an die Freizeit. Eine britische und eine deutsche Gruppe können auf dem Papier dieselbe Agenda haben und trotzdem zwei verschiedene Programme brauchen.
Das Team arbeitet auf Spanisch und Englisch, und wir koordinieren Guides, Hostessen und Dolmetscher in weiteren Sprachen je nach Gruppe. Diese Website gibt es auch auf Englisch, Französisch, Deutsch und Chinesisch, damit Ihre Teilnehmer die Informationen in ihrer Sprache finden.
Programme, die wir als lokales Team produziert haben
- Meliá Members Fest 2025. Fünf Programmtage mit Basis im Gran Meliá Torre Melina, mit Themen-Dinnern, Golf und Spitzenküche.
- WSEI-Kongress 2024. Drei Tage internationaler Medizinkongress mit Sessions in der Clínica Planas und Dinnern in der Llotja de Mar und den Drassanes Reials.
- Dataforce in La Pedrera. Ein privater Abend in der Casa Milà mit inszenierter Führung, Live-Musik und Dinner.
Was wir im Briefing brauchen
Für ein brauchbares Angebot innerhalb von 24 Arbeitsstunden genügt uns das Wesentliche. Je vollständiger das Briefing, desto genauer die erste Antwort:
- Termine oder möglicher Zeitraum, und ob es Flexibilität gibt.
- Teilnehmerzahl und ob Begleitpersonen mitreisen.
- Herkunft der Gruppe und Arbeitssprache.
- Art des Programms: Incentive, Firmenkonferenz, Kongress, Tagung oder eine Kombination.
- Hotelkategorie und ob Sie Strand, Zentrum oder eine ruhige Lage bevorzugen.
- Schlüsselmomente, die nicht fehlen dürfen: ein Gala-Dinner, eine bestimmte Besichtigung, ein Arbeitstreffen.
- Richtbudget pro Person oder gesamt, auch als Spanne.
- Ob wir für Sie als Agentur oder direkt für das Endkundenunternehmen arbeiten.
Site Inspections
Bei großen Programmen oder Kunden, die die Stadt nicht kennen, empfehlen wir vor dem Abschluss eine Site Inspection. Wir organisieren sie an ein oder zwei Tagen, mit den vorausgewählten Hotels und Locations, einem Essen in einem der vorgeschlagenen Restaurants und Zeit, das Programm persönlich durchzugehen. Kommt die Agentur mit ihrem Kunden, bereiten wir den Besuch so vor, dass die Agentur das Gespräch führt.
Warum eine lokale DMC und keine Agentur aus der Ferne
- Wir kennen die Locations von innen. Wir wissen, wo das Catering hereinkommt, wie lange ein Aufbau dauert und welche Regeln jedes Museum hat.
- Wir verhandeln auf dem lokalen Markt. Die Dienstleister kennen uns und reagieren schnell.
- Wir sind da, wenn sich etwas ändert. Ein verspäteter Flug, unerwarteter Regen oder ein Referent mit neuer Uhrzeit werden sofort gelöst.
- Eine einzige Rechnung. Statt zwanzig Dienstleister in einem anderen Land zu bezahlen, haben Sie einen einzigen Vertrag.
Wenn Sie als Unternehmen oder Agentur ein Programm in Barcelona vorbereiten, senden Sie uns Ihr Briefing. Sie erhalten ein Angebot innerhalb von 24 Arbeitsstunden.
