Wofür ist ein Gala-Dinner da?
Bei einer Firmenkonferenz, einem Kongress oder einem Jubiläum ist das Gala-Dinner der Moment, in dem sich das Unternehmen ohne Folien an seine Leute wendet. Hier werden Menschen ausgezeichnet, Meilensteine gefeiert oder Kunden und Partnern gedankt. Deshalb zählen Location, Rhythmus und Ton genauso viel wie das Menü.
Die häufigsten Formate, die wir organisieren:
- Abschlussdinner eines Kongresses oder einer Firmenkonferenz.
- Award-Gala für Vertriebsteams, Händler oder Partner.
- Firmenjubiläum, wie die 60 Jahre Noatum im MNAC.
- Kundendinner während einer Messe oder einer Branchenveranstaltung.
- Welcome Dinner im Rahmen eines Incentive-Programms.
Locations für Gala-Dinner in Barcelona nach Kapazität
Barcelona hat Locations für fast jede Gruppengröße. Die Tabelle dient zur Orientierung: Die tatsächliche Kapazität hängt vom Aufbau (runde Tische, Tafeln oder Stehempfang), von der Bühne und vom Technikbereich ab.
| Gruppengröße | Art der Location | Beispiele |
|---|---|---|
| Bis 150 Personen | Häuser des Modernisme, Türme und Aussichtspunkte, private Salons | Torre Bellesguard (Garten bis 150 Personen), La Pedrera, Casa Batlló |
| 150 bis 500 Personen | Historische Gebäude und gotische Säle | Llotja de Mar, Drassanes Reials, Recinte Modernista de Sant Pau, Torre de Collserola |
| 500 bis 1.200 Personen | Museen und Veranstaltungsorte am Montjuïc | MNAC (Sala Oval je nach Format bis 1.200 Gäste), Castell de Montjuïc, Poble Espanyol |
| Mehr als 1.000 Personen | Hotelsäle und Kongresszentren | Hotel Arts, Hilton Diagonal Mar, CCIB |
Unter Besondere Locations finden Sie die Datenblätter mit geprüften Kapazitäten, im Ratgeber Besondere Locations nach Kapazität einen ausführlicheren Vergleich.
Ein Gala-Abend, Minute für Minute
So sieht der Ablaufplan einer Award-Gala für 300 bis 600 Personen meist aus. Die Zeiten ändern sich je nach Herkunftsland der Gruppe: Internationale Gäste essen in der Regel lieber früher als in Spanien üblich.
| Uhrzeit | Programmpunkt | Was geklärt sein muss |
|---|---|---|
| 19:15 | Abfahrt der Reisebusse an den Hotels | Listen pro Bus und ein Koordinator in jedem Bus |
| 19:45 | Ankunft, Garderobe und Fotowand | Zügiger Empfang, keine Warteschlangen im Freien |
| 20:00 | Welcome Cocktail | Hintergrundmusik und ein erster Markenmoment |
| 21:00 | Einlass in den Saal und Begrüßung durch die Geschäftsführung | Klarer Sitzplan und eine Rede unter zehn Minuten |
| 21:15 | Dinner, erster und zweiter Gang | Synchronisierter Service nach Tischen |
| 22:15 | Erster Award-Block | Einlaufmusik, Moderation und Bildregie auf dem Screen |
| 22:40 | Dessert und zweiter Award-Block | Fotos der Preisträger an einem vorbereiteten Platz |
| 23:15 | Show und Öffnung der Bar | Wechsel von Licht und Tempo |
| 00:45 | Ende und Abfahrt der Reisebusse | Busrotation, damit niemand warten muss |
Was man über historische Locations wissen muss
Die Hälfte der Arbeit bei einer Gala in einem Museum oder denkmalgeschützten Gebäude sieht man nicht. Diese Punkte prüfen wir, bevor wir eine Location vorschlagen:
- Aufbauzeiten. Viele Museen erlauben den Aufbau erst nach Schließung für das Publikum. Das erfordert sehr schnelle Aufbauten, wie wir sie im MNAC für Noatum umgesetzt haben.
- Schutzauflagen. Lastbeschränkungen, Verbot von Kerzen oder Nebel, Mindestabstände zu den Kunstwerken und zugelassene Befestigungspunkte.
- Catering. Manche Locations arbeiten mit einer festen Liste von Caterern. Das sollten Sie wissen, bevor das Menü entworfen wird.
- Schlusszeit und Lautstärke. Lizenzen mit fester Endzeit und kontrollierte Schallpegel.
- Zugänge. Anlieferung, Aufzüge, Barrierefreiheit für Gäste mit eingeschränkter Mobilität und Vorfahrt für Reisebusse, besonders am Montjuïc und in Collserola.
- Plan B bei Regen. Findet der Cocktail auf einer Terrasse oder in einem Innenhof statt, eine überdachte Alternative, die von Anfang an reserviert ist.
Die Gastronomie bei einem Gala-Dinner
Das Menü einer Gala hat Bedingungen, die ein Restaurant nicht kennt: Hunderte Teller, die gleichzeitig hinausgehen müssen, mobile Küchen in Locations ohne eigene Küche und Gäste aus vielen Ländern. Einige Grundsätze, die wir anwenden:
- Gerichte, die den Service überstehen. Lieber eine gut umgesetzte katalanische und mediterrane Küche als eine komplexe Zubereitung, die am hintersten Tisch lauwarm ankommt.
- Regionale Produkte mit Erklärung. Ein Cava aus dem Penedès oder ein saisonales Gericht, mit einer Zeile auf der Menükarte vorgestellt, wird Teil der Erinnerung an das Reiseziel.
- Ernährungsweisen von Anfang an geklärt. Wir erfassen Allergien und Unverträglichkeiten bei der Anmeldung, gleichen sie mit dem Sitzplan ab und markieren jedes Sondergedeck.
- Ein Rhythmus, der zum Programm passt. Das Menü richtet sich nach Reden und Preisverleihung, nicht umgekehrt.
- Probeessen. Wir verkosten das Menü mit dem Caterer und passen Portionen, Anrichten und Weine an.
Galas, die wir produziert haben
- Noatum, 60-jähriges Jubiläum im MNAC. Empfang, Fotowand, Castellers, Reden und Gala-Dinner in der Sala Oval.
- Esteve im Torre de Collserola. Dinner am höchsten Punkt Barcelonas mit personalisiertem Table Mapping und Illusionist.
- Greentech in der Llotja de Mar. Ein Dinner, das die Essenz Spaniens zeigen sollte, mit Live-Illustratoren, Cocktailbar und Flamenco.
- WSEI-Kongress. Zwei Gala-Dinner für internationale Kongressteilnehmer, in der Llotja de Mar und in den Drassanes Reials.
Was wir meist empfehlen
- Wählen Sie die Location nach der Botschaft, nicht nur nach der Kapazität. Ein Jubiläum verlangt Geschichte, eine Vertriebsauszeichnung Energie.
- Kurze Reden. Zehn gut vorbereitete Minuten der Geschäftsführung sind mehr wert als vierzig improvisierte.
- Achten Sie auf die Transfers. Am Montjuïc oder in Collserola gehört der Bus zum Erlebnis. Eine schlechte Rückfahrt verdirbt einen guten Abend.
- Testen Sie das Menü. Wir machen vor dem Abschluss ein Probeessen mit dem Caterer.
- Denken Sie an Gäste, die keinen Alkohol trinken. Eine gute alkoholfreie Karte ist längst Standard.
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