为什么中国代表团需要不一样的准备
中国企业代表团到巴塞罗那，目的通常非常明确：走访行业企业、参观展会、洽谈合作，或者学习某种管理模式。行程短，日程满，代表团回国后还要向派出单位汇报成果、提交考察报告。
与欧洲团体相比，不同之处在于：距离远（长途飞行加时差）、签证、工作语言、支付方式，以及一些礼宾细节。只要提前准备，这些都不复杂。真正行不通的是临时应付：一封迟发的邀请函，就可能让半个团出不了发。
在企业会议领域，这个市场目前还不大：据巴塞罗那旅游局（Turisme de Barcelona）统计，2025年总部位于中国的企业举办的会议，占巴塞罗那企业会议总数的0.7%。这意味着并非所有当地供应商都熟悉中国代表团的接待，最好与有经验的团队合作。我们提供简体中文网站，并作为巴塞罗那地接社（DMC）为来自中国的企业和旅行社提供服务。
申根商务签证：时间节点与材料
中华人民共和国公民前往西班牙需要申根签证。商务考察应向对应的西班牙领事机构申请以商务为目的的短期签证（C类）。
决定整个时间表的几个节点
| 项目 | 说明 |
|---|---|
| 最早递交时间 | 出行前6个月 |
| 最晚递交时间 | 出行前15个自然日 |
| 审理时间 | 1至15个自然日，特殊情况除外 |
| 一般签证费 | 自2024年6月11日起，成人90欧元 |
| 旅行保险 | 保额不低于30,000欧元，适用于整个申根区 |
西班牙驻北京总领事馆曾提醒，申请量大时审理时间可能延长，建议预留充足时间。我们的原则是：邀请函至少在出行前两个月从巴塞罗那发出。
邀请函应包含哪些内容
根据西班牙领事机构公布的商务签证要求，邀请函应当：
- 由西班牙接待企业用西班牙语出具。
- 写明邀请企业以及受邀个人和企业的联系方式。
- 说明双方之间的关系。
- 写明停留时长和预计日期。
- 附上工作日程及其他行程细节。
- 如适用，附上合同或发票等商业往来证明。
如果代表团要走访多家企业，通常由其中一家（或由地接社与主要接待企业共同）出具邀请函，并附上完整日程。我们会仔细核对，确保邀请函上的姓名、护照号码和日期与签证申请完全一致。
申请人常用材料
以各领事机构公布的官方清单为准。一般需要：有效护照、签字的申请表、照片、旅行保险、机票和酒店预订、邀请函、申请人所在单位出具的证明信，以及资金证明。
入境时：欧盟出入境系统
自2026年4月10日起，欧盟出入境系统（EES）已在申根外部边境全面运行。系统会记录非欧盟公民短期入境时的旅行证件信息、每次出入境的日期和地点，以及生物识别信息。首次入境时边检可能耗时更长：我们在安排从机场到第一个日程点的接送时会把这段时间算进去。
中国与巴塞罗那之间的航班
截至2025年底，巴塞罗那与4座中国城市之间有直飞航班：
| 城市 | 航空公司 |
|---|---|
| 北京 | 中国国际航空 |
| 上海（浦东） | 中国国际航空和中国东方航空 |
| 深圳 | 深圳航空 |
| 香港 | 国泰航空 |
中国东方航空于2025年9月开通上海至巴塞罗那航线，每周4班，航程约13小时；中国国际航空同一航线每周3班。2025年1月至8月，巴塞罗那机场往返中国的旅客达210,600人次，比2024年同期增长64%。
这对日程意味着：
- 第一天安排轻松。 经过12个多小时的夜间飞行和六七个小时的时差，代表团抵达时会比较疲劳。办理入住、吃一顿清淡的饭，再安排一个简短的活动即可。
- 按航班班期排日程。 如果直飞航线每周只有三四班，抵离日期基本就定下来了。我们围绕航班来安排日程。
- 中转衔接。 如果代表团之后还要前往欧洲其他城市，我们会协调好时间，不浪费一个下午。
支付：哪些可用，哪些不可用
出发之前，代表团就应该清楚在当地怎么付款。
- Alipay+。 英格列斯百货（El Corte Inglés，所有门店）、波盖利亚市场的部分摊位、巴特罗之家，以及FreeNow打车App的出租车都支持。付款方式是用客户端App扫商户的二维码，或由商户终端扫码。
- 并非处处可用。 很多餐厅、酒吧和供应商只收银行卡或现金。建议每位团员都带一张国际银行卡备用。
- 团队公共开支。 餐费、门票和交通最好统一结算，由组织方开具抬头发票并提前转账。这样代表团不必每顿饭都现场付款，费用报销也更清楚。
- 购物退税。 非欧盟居民在符合条件的商品上可以申请退还增值税。具体手续请在各商店咨询。
用餐：时间与偏好
西班牙人吃饭晚：餐厅午餐时间大约是13:00至16:00，晚餐是20:00至22:30。对于还在倒时差、第二天又要早起的代表团来说，21:30的晚餐并不合适。
我们的做法：
- 事先询问，而不是凭空假设。 报名表中会收集饮食偏好和禁忌，并询问团队希望每餐都吃当地菜，还是与中餐穿插安排。
- 约定用餐时间。 午餐安排在12:30或13:00，晚餐安排在19:30或20:00，选择愿意为包场团体提前开门的餐厅。
- 餐桌形式。 圆桌、菜品放在中间共享，便于交流。如果团队更喜欢，也可以安排分餐制。
- 热水和茶。 我们会在会议和用餐时主动备好，不必代表团开口。
- 翻译好的菜单。 提供简体中文菜单，每道菜配一句说明。
酒店：需要提出哪些要求
| 需求 | 我们向酒店提出的要求 |
|---|---|
| 房间 | 按团长提供的职级顺序分配房间 |
| 欢迎 | 简体中文欢迎信和打印版日程 |
| 早餐 | 提供热食，并为一早出发的团队提前开餐 |
| 设施 | 房间配备电热水壶、转换插头和稳定的Wi-Fi |
| 会议室 | 每天结束时供代表团内部开会的私人会议室 |
| 位置 | 靠近考察地点，或乘大巴可快速到达 |
会议酒店及其位置，请参考我们的巴塞罗那会议酒店指南和酒店栏目。
翻译与资料
- 交替传译：用于企业走访和工作会谈。根据接待方情况，安排中西或中英翻译。
- 同声传译：用于较长的演讲或20人以上的研讨会，配备同传间和接收设备。
- 提前准备。 我们会提前把行业技术资料发给译员。在工业考察中，专业术语决定了会谈的质量。
- 中文资料。 日程、每次考察的资料卡（企业、对接人、议题）和联系人名录，全部提供简体中文版。
- 全程中文陪同，另配专业技术译员。
礼宾：需要提前商定的事项
每个代表团都不一样。我们不做假设，而是与团长或国内组团方商定以下几点：
- 礼宾次序：介绍顺序、餐桌座次和合影站位。
- 谁来发言：每次会谈由谁发言、按什么顺序。让西班牙接待方知道应该与谁对话。
- 名片：为接待方团队准备一面印有中文的名片。
- 礼品：是否互赠礼品，由谁赠送，以及是否有需要注意的偏好或忌讳。
- 照片与媒体：哪些内容可以公开发布，在哪些渠道发布。
- 守时与纸质日程：每位团员都会拿到一份写有时间、地址和联系电话的日程。
商务考察主题建议
巴塞罗那在一些行业里能让代表团学到实实在在的东西。我们推荐的几个主题：
| 主题 | 代表团可以看到什么 | 最合适的时间 |
|---|---|---|
| 通信与移动 | 2027年3月1日至4日在大道展馆举办的世界移动通信大会（MWC Barcelona） | 2月和3月 |
| 视听与系统集成 | 2027年2月2日至5日在大道展馆举办的欧洲视听与系统集成展（ISE） | 2月 |
| 智慧城市与出行 | 智慧城市博览会世界大会（Smart City Expo World Congress，11月）及城市项目 | 11月 |
| 旅游与大型活动管理 | 目的地管理模式、会议中心和展馆 | 全年 |
| 医疗与科学 | 在ICCA排名中，巴塞罗那是科学类会议第一、医学类会议第二的城市 | 全年 |
| 葡萄酒与食品 | 佩内德斯（Penedès）产区的酒庄和加泰罗尼亚农产品 | 春季和秋季 |
展会方面，详见2027年巴塞罗那展会日历和MWC期间活动。我们也负责B2B洽谈和展台，详见展会期间活动。
坦白提醒一句：走访企业和机构，取决于接待方是否同意。我们会附上具体的交流议题，至少提前两个月提出申请，并在确定日程前逐一书面确认每一场走访。
4天日程示例
以下是一个20至30人代表团的参考日程，结合了专业考察和一个下午的文化活动。我们会根据行业和航班日期调整。
| 日期 | 上午 | 下午 | 晚上 |
|---|---|---|---|
| 第1天 | 抵达、边检、接机 | 入住、清淡午餐、休息 | 与接待方共进较早的欢迎晚宴 |
| 第2天 | 在接待企业进行工作会谈，配翻译 | 走访第二家企业或机构 | 自由活动，或在预订的餐厅用餐 |
| 第3天 | 参观展会或行业项目 | 在酒店私人会议室进行B2B洽谈 | 正式晚宴，互赠礼品 |
| 第4天 | 分组文化参观 | 购物和自由活动 | 按航班时间送机 |
几个要点：
- 重要会谈安排在第2天或第3天，绝不放在抵达当天。
- 每次专业考察都有一张中文资料卡，写明企业简介、对接人和代表团希望提出的问题。
- 正式晚宴是致辞、赠礼和合影的时刻。我们会提前商定顺序和发言人。
- 最后一天保持灵活，因为直飞航班的时刻是固定的。
团体观光
如果日程中包括文化参观，请注意：在老城区（Ciutat Vella），导览团每团不得超过20人，且不允许使用扩音器。超过20人的代表团，我们会分成若干小组，每组配一名导游，以及一名翻译或中文导游。
筹备时间表
| 抵达前 | 工作 |
|---|---|
| 4至6个月 | 确定考察目标、行业、人数，根据航班确定日期 |
| 3个月 | 提交企业和机构走访申请。预留酒店 |
| 2个月 | 出具邀请函，确定用于签证申请的最终日程 |
| 6周 | 签约翻译。翻译各类资料 |
| 1个月 | 确认签证结果。航班名单和分房名单 |
| 1周 | 再次确认每次走访、菜单和接送 |
| 行程中 | 协调员和中文陪同全程随团 |
| 行程后 | 整理走访和联系人摘要，供代表团撰写考察报告 |
检查清单
- 西班牙语邀请函附日程，至少提前两个月发出
- 邀请函上的姓名和护照信息与签证申请完全一致
- 旅行保险保额不低于30,000欧元
- 按直飞航线的执飞日确认航班
- 为EES边检在机场预留时间
- 酒店按职级分配房间，提供中文日程
- 约定用餐时间，菜单已翻译
- 专业技术译员已提前拿到资料
- 与团长商定礼宾次序、礼品和拍照安排
- 团队公共开支统一结算
- 每家接待方都已书面确认走访
我们能为您做什么
我们与西班牙接待企业一起准备邀请函，协调走访、酒店、交通、用餐和翻译，并在整个行程中陪同代表团。如果考察包括会议或研讨会，我们会像组织任何一场巴塞罗那商务会议一样来安排。
请把考察目标、所在行业和大致日期发给我们。我们会在24个工作小时内通过联系我们回复您一份日程方案。
资料来源
- Embajada de España en Zagreb (exteriores.gob.es): entrada en vigor del Reglamento (UE) 2019/1155 sobre visados
- Consulado General de España en Pekín: aviso para solicitantes de visados
- Embajada de España en Hanói (exteriores.gob.es): requisitos de visado Schengen de negocios
- Gobierno de Eslovenia: aumento de las tasas de visado Schengen desde el 11 de junio de 2024
- SEAE: viajar a Europa con el Sistema de Entradas y Salidas (EES)
- Ara: el tráfico de pasajeros entre Barcelona y China crece un 60% (2025)
- El Debate: diez ciudades chinas a las que se puede volar directo desde España (18/12/2025)
- Merca2: Alipay+, pagar con un QR en España (03/03/2025)
- Spain.info (Turespaña): horarios y días festivos en España
- Turisme de Barcelona: Informe de turismo de reuniones 2025, Destino Barcelona
- GSMA: MWC Barcelona 2027
- Residential Systems: registration opens for ISE 2027
- Catalonia.com: Barcelona entre las tres primeras ciudades de congresos del ranking ICCA
- betevé: límite de los grupos turísticos en Ciutat Vella prorrogado hasta 2028
