Quatre types de lieux pour quatre besoins
Chaque format d'événement appelle un type de lieu différent. Voici comment nous organisons notre sélection :
Hôtels de séminaire
Plénière, salles de sous-commission, repas et chambres dans le même bâtiment. C'est l'option la plus courante pour les conventions d'entreprise, les kick-off et les séminaires de plusieurs jours. Comparez capacités, salles et chambres dans notre sélection d'hôtels de séminaire.
Centres de congrès et parcs des expositions
Pour les congrès avec exposition commerciale, grandes plénières et sessions parallèles, Barcelone dispose du CCIB, des sites de Fira, de deux palais des congrès et du World Trade Center. Nous les comparons dans centres de congrès.
Salles de réunion et de séminaire
Auditoriums, ordres professionnels, athénées et bâtiments historiques avec des salles de 20 à 300 personnes. Ils conviennent aux réunions et séminaires, formations, conseils d'administration et conférences de presse. Retrouvez-les dans salles de réunion.
Lieux insolites
Musées, bâtiments de Gaudí, loges gothiques et belvédères pour vos soirées de gala, réceptions, lancements de produit et voyages incentive. Vous les trouverez dans lieux insolites.
Comment nous choisissons le lieu de votre événement
Avant de proposer un lieu, nous vérifions toujours les mêmes points : l'objectif de l'événement, le nombre de participants et la configuration, les dates et leurs alternatives, le budget par poste, le profil du groupe (national ou international, dirigeants ou force de vente) et ce qui se passe avant et après : hébergement, transferts et dîners. Nous préparons ensuite une liste courte de deux ou trois options avec disponibilité confirmée, pas un catalogue de cinquante lieux.
Comment nous menons la recherche et la réservation
- Demande de disponibilité. Nous interrogeons chaque lieu sur la date, la capacité et les conditions à partir d'un brief clair, afin d'obtenir des réponses comparables.
- Options et pré-réservations. Nous bloquons la date par une option, généralement sans frais, le temps de votre décision. Nous suivons chaque date limite et gérons les premières et deuxièmes options lorsque plusieurs clients visent le même jour.
- Visites d'inspection. Nous visitons avec vous ou pour vous. Nous vérifions accès, chargement et déchargement, office traiteur, backstage, alimentation électrique, acoustique, wifi et plan B pour l'extérieur.
- Négociation. Nous comparons les tarifs par jour et par participant, les minimums de consommation, les heures de montage et de démontage, les heures supplémentaires, les exclusivités traiteur ou technique et les conditions d'annulation. Dans les hôtels, également le contingent de chambres et son calendrier de rétrocession.
- Contrat. Nous vérifions acomptes, échéancier de paiement, annulation, cas de force majeure, assurances et autorisations. Nous vous expliquons chaque clause avant la signature.
- Production. Une fois le lieu confirmé, nous coordonnons traiteur, audiovisuel, scénographie, personnel et logistique avec un interlocuteur unique.
Quel lieu pour quel format ?
| Format | Type de lieu habituel | Par où commencer |
|---|---|---|
| Congrès avec exposition commerciale | Centre de congrès ou parc des expositions | Centres de congrès |
| Convention de plusieurs jours avec hébergement | Hôtel avec salle plénière et salles de sous-commission | Hôtels de séminaire |
| Réunion, séminaire ou conseil | Salle de réunion, auditorium ou siège institutionnel | Salles de réunion |
| Soirée de gala ou réception | Musée, palais ou bâtiment historique | Lieux insolites |
| Lancement de produit | Lieu insolite, usine réhabilitée ou auditorium | Lancements de produit |
| Voyage incentive | Combinaison d'hôtel, lieu insolite et activités | Voyages incentive |
Beaucoup de programmes combinent plusieurs lieux : plénière dans un centre de congrès ou un hôtel, dîner de bienvenue dans un bâtiment historique et rendez-vous clients dans une salle du centre-ville. Concevoir cet enchaînement, avec des transferts et des timings réalistes, fait partie de notre travail.
Les règles à connaître
De nombreux lieux de Barcelone sont des monuments protégés ou des équipements publics. Cela implique des horaires en dehors des heures de visite, des montages rapides, des limites de son et d'accroche, parfois des prestataires agréés et des autorisations pour les spectacles ou les effets. Pendant les semaines de grands salons comme ISE ou MWC, la disponibilité baisse et les conditions changent. Nous en tenons compte dès la première proposition pour éviter les surprises.
Les lieux où nous avons produit des événements
Nous avons produit des événements dans des lieux comme la Llotja de Mar, le MNAC, les Drassanes Reials, La Pedrera, la Torre de Collserola, Torre Bellesguard, l'Espacio IMO ou l'Hotel Miramar Barcelona. Découvrez ces projets dans nos cas clients.
Demandez des options pour votre événement
Indiquez-nous vos dates, le nombre de participants et le format. Sous 24 h ouvrées, nous vous envoyons une première proposition avec des lieux réellement disponibles.