Pourquoi organiser un événement pendant un salon ?
Pendant un grand salon, vos clients, vos distributeurs et la presse spécialisée sont dans la même ville au même moment. C'est l'occasion de les réunir loin du bruit du stand, avec le temps d'échanger et dans une ambiance que le stand ne peut pas offrir. Pour beaucoup de marques, le dîner ou la soirée de la semaine du salon génère plus de conversations commerciales que quatre jours dans le hall.
La difficulté, c'est que toutes les marques ont la même idée. Pendant une semaine de salon, Barcelone se dispute les mêmes lieux, restaurants, autocars, techniciens et serveurs. Celui qui réserve tard choisit parmi ce qui reste. Il vaut donc mieux demander une proposition dès que les dates de l'édition suivante sont connues et, idéalement, bloquer le lieu avant la fin du salon en cours, quand on peut encore choisir sereinement parmi les meilleures options.
Les salons sur lesquels nous travaillons le plus
| Salon ou congrès | Secteur | Quand | Ce que nous organisons habituellement |
|---|---|---|---|
| ISE (Integrated Systems Europe) | Audiovisuel et technologie | Du 2 au 5 février 2027 | Dîners partenaires, soirées de marque, réunions de distribution |
| MWC Barcelona | Télécommunications et technologie | Du 1er au 4 mars 2027, selon la GSMA | Dîners de dirigeants, réceptions VIP, réunions hors du parc des expositions |
| In-Cosmetics Global | Ingrédients cosmétiques | Change de ville européenne chaque année ; Barcelone en 2023 | Rencontres networking avec les clients |
| IBTM World | Secteur MICE | Chaque mois de novembre | Réceptions pour acheteurs et événements de chaînes hôtelières |
| Smart City Expo World Congress | Villes et technologies urbaines | Chaque mois de novembre | Dîners institutionnels et réunions de délégations |
| Congrès internationaux d'associations | Médecine, sciences, droit | Toute l'année | Symposiums satellites, dîners et réceptions |
Les dates de chaque édition, avec les autres salons de l'année, figurent dans le calendrier des salons de Barcelone 2027.
Ce que nous avons fait pendant des semaines de salon
- Logitech pendant l'ISE. En 2022, première édition de l'ISE à Barcelone, nous avons organisé avec Logitech et Microsoft Come Together à la Llotja de Mar, avec plus de 250 invités. En 2024, une réunion partenaires à Porta Fira. En 2025, nous sommes revenus à la Llotja de Mar avec showcooking, cocktails et scène.
- Yealink et Microsoft pendant l'ISE. Un événement VIP pour des clients et partenaires internationaux avec gastronomie espagnole et flamenco live.
- Microsoft et Logitech, ISE Show. Technologie, spectacle et networking dans un lieu insolite (voir la référence).
- Provital pendant In-Cosmetics Global. Une rencontre networking au MNAC pour des clients et des professionnels du secteur.
- Meliá pendant l'IBTM World. L'accueil des Hosted Buyers dans la Sky Room du Meliá Barcelona Sky, avec un concept inspiré de Gatsby le Magnifique.
- Becerril, Coca & Becerril pendant l'INTA. Une soirée au Castell de Montjuïc dans une ambiance médiévale avec musique live.
Quel format choisir selon votre objectif ?
Tous les exposants n'ont pas besoin d'une grande soirée. Le format dépend des personnes avec qui vous voulez parler et de la conversation que vous voulez avoir.
| Objectif | Format | Taille habituelle | Quand le programmer |
|---|---|---|---|
| Conclure avec des clients clés | Dîner privé dans un salon ou un restaurant | 10 à 40 invités | Deuxième ou troisième soir du salon |
| Renforcer la relation avec le réseau de distribution | Réunion partenaires suivie d'un cocktail | 30 à 200 invités | Premier jour, avant que les agendas se remplissent |
| Gagner en visibilité dans le secteur | Soirée ou réception de marque | 150 à 600 invités | Soirée centrale du salon |
| Accueillir les dirigeants du siège | Programme VIP avec dîner et activité | 5 à 20 invités | Selon leur agenda de voyage |
| Former l'équipe commerciale | Petit-déjeuner ou session de travail | 20 à 80 personnes | Avant l'ouverture du parc des expositions |
Une bonne combinaison pour les exposants de taille moyenne : une réunion partenaires le premier jour et un dîner avec les clients les plus importants le deuxième ou le troisième soir, quand vous savez déjà qui est passé sur le stand et avec qui il vaut la peine de poursuivre la discussion. Les grands exposants ajoutent souvent une soirée de marque en milieu de salon, avec des invitations distribuées aussi depuis le stand.
Comment travaillons-nous sur un événement de salon ?
- Nous fixons la soirée. Nous examinons votre agenda de salon et celui de vos invités pour choisir le jour le moins concurrentiel.
- Proposition sous 24 h ouvrées avec des lieux disponibles à cette date, un concept et une estimation.
- Réservation immédiate. Pendant une semaine de salon, la disponibilité change d'un jour à l'autre. Nous bloquons le lieu dès votre accord.
- Invitations et confirmations. Nous vous aidons pour l'envoi, le suivi des réponses et les rappels.
- Production. Montage, technique, traiteur, spectacle, personnel et transferts depuis le salon.
- Le soir J. Une équipe sur le lieu et des coordinateurs à la sortie du salon et dans les autocars.
Conseils logistiques pour les semaines de salon
- L'hôtel d'abord. Pendant les semaines du MWC et de l'ISE, les tarifs hôteliers grimpent fortement et la disponibilité chute. Si votre équipe n'a pas encore de chambre, c'est la priorité.
- Le transfert fait la participation. Sortir de Fira Gran Via à l'heure de fermeture prend du temps. Des autocars dédiés au départ d'un point fixe, avec un coordinateur, font la différence.
- Proche, mais pas trop. Montjuïc est à un court trajet du parc des expositions et offre des lieux qui ne ressemblent pas à un salon. Le centre historique convient aux dîners plus intimes.
- Anticipez les désistements. Pendant une semaine de salon, il y a toujours des invités qui ne viennent pas. Ajustez la jauge et le traiteur avec de la marge.
- Intégrez la taxe de séjour au budget de l'équipe. Nous l'expliquons dans le guide de la taxe de séjour pour les groupes.
Si votre entreprise expose ou est sponsor d'un salon à Barcelone, écrivez-nous en indiquant la date. Plus tôt vous nous contactez, plus il restera de lieux disponibles.
