Kongress in Barcelona organisieren: 24-Monats-Zeitplan und Checkliste

Einen Kongress in Barcelona zu organisieren ist ein Zweijahresprojekt mit vielen Bausteinen, die voneinander abhängen: Ist der Kongressort nicht unter Vertrag, können Sie keine Hotels blocken; verzögert sich das wissenschaftliche Programm, verzögern sich auch Akkreditierung und Sponsoring. Dieser Ratgeber ordnet diese Bausteine zeitlich und erklärt, was wann zu entscheiden ist. Er basiert auf unserer Erfahrung in der Kongressorganisation in Barcelona, mit einem Team, das mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Organisation von Events mitbringt.

Warum Barcelona für Ihren Kongress?

Barcelona gehört weltweit zu den aktivsten Austragungsorten für Verbandskongresse. Im ICCA-Ranking 2025 war die Stadt laut Catalunya Convention Bureau die drittgrößte der Welt nach Anzahl internationaler Verbandstagungen. Turisme de Barcelona zählte 2025 insgesamt 597 Verbandstagungen (Kongresse, Fachtagungen und Kurse) mit 401.315 Delegierten.

Eine nützliche Zahl für die Planung: Nur 30,3 % der Verbandstagungen 2025 fanden in Hotels statt, gegenüber 92,4 % der Firmenveranstaltungen. Kongresse verteilen sich auf Kongresspaläste, Messegelände, Krankenhäuser, Universitäten und besondere Locations, deshalb wiegt die Wahl des Kongressorts schwerer als bei einer Firmenkonferenz. Alle Daten zum Reiseziel finden Sie unter MICE Barcelona.

Wer macht was bei einem Kongress?

Bevor Sie den Zeitplan aufschlagen, sollten die Rollen klar sein. Die häufigste Verwechslung: Das wissenschaftliche Komitee übernimmt logistische Aufgaben oder der PCO entscheidet über Inhalte.

Mehr zu jeder Rolle erklären wir in PCO, DMC und Eventagentur: die Unterschiede.

24-Monats-Zeitplan

Diesen Gesamtüberblick nutzen wir für einen mittelgroßen oder großen internationalen Kongress. Jede Zeile ist ein Arbeitsstrang; jeder Punkt zeigt, wann er aktiv ist. Für nationale Kongresse fassen Sie die ersten drei Spalten zu einer zusammen.

Meilensteine, die sich nicht verschieben dürfen

1. M-24 bis M-18. Entscheidung über die Bewerbung, Wunsch- und Alternativtermine, erstes Budget mit Teilnahmeszenarien, Vorauswahl von zwei oder drei Kongressorten.
2. M-18 bis M-12. Unterschriebener Vertrag mit dem Kongressort, erste Hotelkontingente, Konstituierung des wissenschaftlichen Komitees, Entwurf des Sponsoringdossiers.
3. M-12 bis M-9. Kongresswebsite online, Start des Call for Abstracts, Start der Frühbucheranmeldung, erste bestätigte Sponsoren.
4. M-9 bis M-6. Einreichungsschluss für Abstracts, Begutachtung durch das Komitee, vorläufiges Programm, Ausstellungsplan zu großen Teilen verkauft.
5. M-6 bis M-3. Benachrichtigung über Annahmen, endgültiges Programm, Antrag auf Akkreditierung, erster Freigabetermin für Zimmer, Beauftragung von Audiovisuellem und Catering.
6. M-3 bis M-1. Ende der Frühbucheranmeldung, Unterbringungslisten, Ablaufplan pro Saal, Ausstellerhandbuch, Generalprobe mit den Dienstleistern.
7. Kongresswoche. Aufbau, Kongresssekretariat vor Ort, Referentenraum, Akkreditierung, Kapazitätskontrolle und Rahmenprogramm.
8. Danach. Zertifikate, Umfrage, Abrechnung mit Kongressort und Hotels, Bericht für das Komitee und für die nächste Ausgabe.

Die Bewerbung: Wie die Convention Bureaus Sie unterstützen

Viele internationale Kongresse rotieren zwischen Städten, und der Verband wählt den Austragungsort per Bewerbung. In Barcelona können Sie sich auf zwei öffentliche Einrichtungen stützen, deren Unterstützung kostenlos ist.

Barcelona Convention Bureau (BCB), Programm von Turisme de Barcelona. Laut eigener Website bietet es:

• Beratung zu Kongressorten, Unterkunft und Dienstleistern.
• Koordination von Besichtigungen.
• Verbindung zu Einrichtungen und Institutionen der Stadt für städtische Dienstleistungen und Protokoll.
• Logistische und finanzielle Unterstützung von Bewerbungen: Planung des Prozesses, Erstellung des Dossiers, Bilder und audiovisuelles Material, Teilnahme an der Präsentation, Abstimmung mit den lokalen Behörden und Promotion des Kongresses nach dem Zuschlag.
• Kostenlose Veröffentlichung der Veranstaltung und touristisches Material für die Teilnehmenden.

Catalunya Convention Bureau (CCB), Programm der Agència Catalana de Turisme. Es bietet kostenlose, persönliche Beratung, Erkundungsbesuche, Unterstützung bei der Vorbereitung der Bewerbungspräsentation, Kontakte zu spezialisierten Unternehmen und Einrichtungen sowie Unterlagen für die Kongressteilnehmenden. Außerdem betreibt es ein Botschafterprogramm mit Fachleuten aus der Region, die Kongresse ihres Fachgebiets voranbringen.

So bereiten wir eine Bewerbung vor

1. Die Ausschreibung des Verbands lesen. Anforderungen an den Kongressort, Anzahl der Parallelsäle, Ausstellungsfläche, maximaler Hotelpreis, Barrierefreiheit und Nachhaltigkeitskriterien.
2. Termine mit dem Kalender der Stadt abgleichen. Eine Bewerbung, die mit einer großen Messe zusammenfällt, verliert Punkte bei Preis und Hotelverfügbarkeit. Prüfen Sie unseren Messekalender Barcelona 2027.
3. Vorverträge mit Kongressort und Hotel. Optionen mit einem Ablaufdatum, das zur Entscheidung des Verbands passt.
4. Bewerbungsbudget mit Szenarien für niedrige, mittlere und hohe Teilnahme, damit der Verband den Break-even-Punkt sieht.
5. Dossier und Präsentation, mit Unterstützung von BCB oder CCB, und Besichtigung für das Bewertungskomitee.

Wie wählen Sie den Kongressort?

Die Faustregel: Dimensionieren Sie den Kongressort nach dem Programm, nicht nur nach der Gesamtzahl der Delegierten. Ein Kongress mit 1.500 Personen, acht Parallelsessions und Fachausstellung braucht mehr Fläche als eine Firmenkonferenz mit 2.000 Personen im Plenum.

Die genauen Kapazitäten pro Saal und Format finden Sie in jedem Steckbrief und in unserem Vergleich der Kongresszentren. Suchen Sie einen Raum mit mehr Charakter für kleine Sessions oder offizielle Anlässe, sehen Sie sich die besonderen Locations an.

Was wir den Kongressort immer fragen

• Auf- und Abbauzeiten und Kosten für nächtliche Überstunden.
• Exklusives oder offenes Catering. Viele Kongressorte arbeiten mit eigenem oder zugelassenem Catering, was den Preis von Pausen und Mahlzeiten bestimmt.
• Audiovisuelles und Konnektivität. Ob der Technikdienstleister intern ist, ob Sie Ihren eigenen mitbringen dürfen und was eine dedizierte Leitung kostet.
• Weg der Delegierten. Entfernung zwischen Plenum, Parallelsälen, Ausstellung und Kaffeebereich. Die Fachausstellung funktioniert, wenn der Kaffee in ihr steht.
• Sicherheitsvorschriften und Kapazitäten pro Saal sowie Evakuierungsplan.
• Storno- und Force-Majeure-Bedingungen, mit Zahlungsplan.

Wissenschaftliches Komitee, Programm und Call for Abstracts

Das Programm ist der Grund, warum Menschen anreisen. Der PCO entscheidet nicht darüber, gibt ihm aber die Struktur, damit es rechtzeitig fertig wird.

Zeitplan für Abstracts, den wir vorschlagen:

Empfehlungen, die Probleme vermeiden:

• Eine einzige Plattform für Einreichung, Begutachtung, Programm und App. Das Kopieren von Daten zwischen Systemen führt zu Fehlern bei Namen und Affiliationen.
• Schriftliche Bewertungskriterien und eine feste Zahl von Gutachtern pro Abstract.
• Anmeldung an die Annahme gekoppelt. Meldet sich der Autor nicht fristgerecht an, fällt sein Beitrag aus dem Programm.
• Referentenraum mit Techniker, um Präsentationen am Vortag jeder Session entgegenzunehmen und zu testen.

Anmeldung und Kongresssekretariat

Das Kongresssekretariat ist die Anlaufstelle für jeden Delegierten. In der Praxis managt es:

• Gebührenarten: Frühbucher, regulär und vor Ort; Mitglied und Nichtmitglied; Assistenzarzt oder Studierende; Tageskarte; Begleitperson, wenn die Kongressrichtlinie es erlaubt.
• Storno- und Namensänderungsregeln, klar ab dem ersten Tag.
• Rechnungsstellung an Delegierte, Unternehmen und Sponsoren, die Gruppen anmelden.
• Einladungsschreiben für Delegierte, die ein Visum benötigen, mit ausreichend Zeit für den Konsulatstermin.
• Datenschutz, mit Einwilligung zur Weitergabe von Daten an Sponsoren nur, wenn der Delegierte zustimmt.
• Akkreditierung vor Ort mit Selbstbedienung beim Ausdruck der Badges und einem Schalter für Sonderfälle.

Die Frühbuchergebühr sollte nach der Benachrichtigung über die Abstracts enden: Viele Autoren warten mit der Anmeldung, bis sie wissen, ob ihre Arbeit angenommen wurde.

Sponsoring und Fachausstellung

Bei vielen medizinischen und wissenschaftlichen Kongressen deckt das Sponsoring einen wichtigen Teil des Budgets. So gehen wir vor:

1. Sponsoringdossier mit gestaffelten Paketen, Einzeloptionen (Satellitensymposium, Kaffeepause, App, Lanyards) und Ausstellungsplan.
2. Ausstellungsplan, der allen Ständen Besucherfrequenz sichert: Kaffee, Poster und Mittagessen innerhalb der Ausstellung.
3. Ausstellerhandbuch mit Aufbauzeiten, Hausregeln, Bodenlasten, Strom und offiziellen Dienstleistern.
4. Compliance-Prüfung vor dem Verkauf: was der Branchenkodex des Sponsors erlaubt und ob der Kongress eine Vorabbewertung braucht.

Akkreditierung medizinischer Fortbildung: EACCME

Richtet sich Ihr Kongress an Ärzte und möchten Sie europäische Fortbildungspunkte anbieten, ist der übliche Weg die EACCME-Akkreditierung der UEMS (Europäische Vereinigung der Fachärzte). Die EACCME empfiehlt, den Antrag auf Akkreditierung einer Präsenzveranstaltung mindestens 8 Wochen vor Beginn einzureichen. Verspätete Anträge kosten einen Aufschlag, und es gibt eine Frist, nach der sie nicht mehr angenommen werden.

Was den Antrag typischerweise verzögert:

• Wissenschaftliches Programm ohne feste Zeiten oder mit noch unbestätigten Referenten.
• Fehlende Interessenkonflikterklärungen von Referenten und Komitee.
• Unklarheiten über die Rolle der Sponsoren bei den Inhalten.

Deshalb steht die Akkreditierung im Zeitplan im Fenster M-6 bis M-3: Das Programm muss feststehen, bevor Sie sie beantragen.

Compliance: Medizinkongresse mit Industrieunterstützung in Spanien

Wenn Pharmaunternehmen oder Medizintechnikfirmen an Ihrem Kongress beteiligt sind, bestimmt ihr Ethikkodex die Gestaltung des Events. Das ist keine Formalität, die sich am Ende erledigen lässt.

Verhaltenskodex von Farmaindustria (Ausgabe 2025)

Das Wichtigste für die Organisation:

• Mahlzeiten: maximal 70 Euro pro Gast inklusive Steuern bei Veranstaltungen in Spanien. Außerhalb Spaniens gilt die Grenze des nationalen Verbands im Gastland.
• Wissenschaftliche Inhalte: Sie müssen den Großteil der Zeit einnehmen, mindestens 60 % jedes Tages (die ergänzenden Regeln setzen 8 Stunden als Referenztag an und rechnen Reisezeit nicht mit).
• Unterhaltung: Es ist nicht erlaubt, Veranstaltungen mit Freizeit- oder Unterhaltungsaktivitäten zu organisieren oder zu unterstützen.
• Begleitpersonen: Die Bewirtung erstreckt sich nicht auf Personen, die keine Angehörigen der Gesundheitsberufe sind, und die Unternehmen dürfen bei eigenen Veranstaltungen keine Begleitpersonen zulassen.
• Austragungsort: Rein touristische Orte sind zu vermeiden, und der Austragungsort muss ein angemessenes Bild vermitteln.
• Vorabmeldung: Von Unternehmen organisierte oder gesponserte Veranstaltungen müssen vorab der Unidad de Supervisión Deontológica gemeldet werden. Laut den offiziellen Antworten des Systems selbst ist die Meldung Pflicht, wenn die Veranstaltung mindestens eine Übernachtung umfasst und mindestens 20 in Spanien tätige Angehörige der Gesundheitsberufe teilnehmen.

Das Selbstregulierungssystem von Farmaindustria veröffentlicht zudem Hinweise, nach denen Unternehmen über die Teilnahme an Kongressen Dritter entscheiden. Darunter: Die Kongressinformationen müssen bei nationalen Kongressen mindestens einen Monat vorher und bei internationalen zwei Monate vorher öffentlich sein, sowie Kriterien zu Fünf-Sterne-Hotels, wenn weniger als 200 Angehörige der Gesundheitsberufe teilnehmen.

Medizintechnik: Conference Vetting System

Mitgliedsunternehmen von MedTech Europe dürfen eine Bildungsveranstaltung Dritter (mit Stipendien, Ständen, Werbung oder Satellitensymposien) nur unterstützen, wenn das Conference Vetting System sie positiv bewertet hat. Das System prüft sechs Kriterien: wissenschaftliches Programm, geografische Lage, Austragungsort, Bewirtung, Anmeldepaket und Kommunikation. Erwarten Sie Sponsoring aus dieser Branche, reichen Sie den Kongress zur Bewertung ein, sobald vorläufiges Programm und Kongressort feststehen.

Dieser Abschnitt fasst öffentliche Regeln zusammen und ersetzt nicht die Prüfung durch die Compliance-Abteilung des jeweiligen Sponsors.

Unterbringung: Kontingente, Freigaben und Messewochen

Bei der Unterbringung geht am meisten Geld verloren, wenn sie zu spät oder zu optimistisch gemanagt wird.

• Blocken Sie Kontingente in mehreren Hotels und Kategorien nahe dem Kongressort oder mit guter Metroanbindung. Ein einziges großes Hotel bündelt das Risiko.
• Verhandeln Sie gestaffelte Freigaben (zum Beispiel 90, 60 und 30 Tage vorher) statt eines einzigen Stichtags.
• Prüfen Sie die Klausel zu Strafen für nicht belegte Zimmer und wie sie berechnet werden. Verlangen Sie, dass vom Hotel weiterverkaufte Zimmer zu Ihren Gunsten zählen.
• Behalten Sie den Messekalender im Blick. 2027 findet die ISE vom 2. bis 5. Februar und der MWC vom 1. bis 4. März auf dem Gelände Fira Barcelona Gran Via statt. Das sind Wochen mit maximalem Druck auf die Hotels.
• Rechnen Sie die Touristensteuer in das Delegiertenpaket ein. Wir erklären sie im Ratgeber zur Touristensteuer für Gruppen.

Für die Hotelwahl nutzen Sie unsere Auswahl an Tagungshotels und den Ratgeber zu den besten Tagungshotels.

Rahmenprogramm

Das Rahmenprogramm verbessert das Erlebnis der Delegierten und oft auch die Teilnahme an der nächsten Ausgabe. Das klassische Format:

• Begrüßungsempfang am Vorabend oder am ersten Tag, im Kongressort selbst oder in einer Location in der Nähe.
• Offizielles Kongressdinner in einer Location mit Barcelona-Charakter.
• Optionale Aktivitäten für Delegierte und, wenn der Kongress es erlaubt, für Begleitpersonen.

Für den WSEI-Kongress von Establishment Labs haben wir zwei Gala-Dinner organisiert, eines in der Llotja de Mar und ein Abschiedsdinner in den Drassanes Reials. Mehr dazu in der Referenz WSEI-Kongress. Suchen Sie eine Location für das offizielle Dinner, finden Sie Optionen nach Kapazität im Ratgeber Gala-Dinner für große Gruppen.

Denken Sie daran: Bei Veranstaltungen mit Unterstützung der Pharmaindustrie muss das Gala-Dinner angemessen und maßvoll sein und darf keine zusätzlichen kulturellen, Freizeit- oder Unterhaltungselemente enthalten.

Die Kongresswoche

Eine gut vorbereitete Kongresswoche ähnelt stark dem Ablaufplan, der einen Monat vorher geschrieben wurde. Was nicht fehlen darf:

• Aufbau mit einem Plan, unterschrieben vom Kongressort, den zuständigen Rettungsdiensten und dem Technikdienstleister.
• Ein Stage Manager pro Saal mit dem Sessionablauf und direktem Kontakt zur Technikregie.
• Referentenraum, ab dem Vortag geöffnet.
• Kongresssekretariat vor Ort mit mehrsprachigem Personal.
• Einlasskontrolle für Säle mit begrenzter Kapazität und Scannen der Badges, wenn Fortbildungspunkte vergeben werden.
• Tägliches Koordinationsmeeting am frühen Morgen mit Kongressort, Catering, Technik und Komitee.
• Plan für Zwischenfälle: Referent kommt nicht, Verbindung fällt aus, Saal ist voll, Zeitplan ändert sich.

Nach dem Kongress

• Teilnahme- und Fortbildungszertifikate, wo zutreffend.
• Umfrage unter Delegierten, Referenten und Ausstellern.
• Zimmerabgleich mit jedem Hotel und Prüfung der Strafen.
• Finanzielle Abrechnung und Abschluss mit dem Kongressort.
• Abschlussbericht für das Komitee mit Zahlen, Erkenntnissen und Empfehlungen für die nächste Ausgabe.

Checkliste für die Organisation eines Kongresses in Barcelona

Strategie und Bewerbung

• Ziel, Publikum und geschätzte Größe mit drei Teilnahmeszenarien
• Wunsch- und Alternativtermine, abgeglichen mit Messen und Feiertagen
• Kontakt mit dem Barcelona Convention Bureau oder dem Catalunya Convention Bureau
• Budget mit Break-even-Punkt

Kongressort und Hotels

• Besichtigung von zwei oder drei Kongressorten
• Vertrag mit dem Kongressort geprüft: Aufbau, Catering, Technik, Stornierung
• Kontingente in mehreren Hotels mit gestaffelten Freigaben
• Touristensteuer im Paket enthalten

Programm und Inhalte

• Wissenschaftliches Komitee mit eigenem Zeitplan konstituiert
• Einheitliche Plattform für Abstracts, Programm und App
• Referenten bestätigt, mit Reisen und Unterbringung
• Akkreditierung fristgerecht beantragt

Einnahmen

• Gebühren und Stornoregeln veröffentlicht
• Sponsoringdossier und Ausstellungsplan
• Compliance-Prüfung (Farmaindustria, MedTech oder andere Kodizes)

Durchführung

• Ablaufplan pro Saal und zugewiesene Stage Manager
• Audiovisuelles, Dolmetschen und Streaming beauftragt
• Kongresssekretariat vor Ort und Akkreditierung
• Rahmenprogramm mit Schlechtwetteralternativen

Abschluss

• Zertifikate und Umfragen
• Abrechnung mit Kongressort und Hotels
• Abschlussbericht und Empfehlungen

So organisieren wir Kongresse bei ECB

Wir sind ein einziges Team von Anfang bis Ende: Wir planen den Zeitplan, verhandeln mit Kongressorten und Hotels, richten das Kongresssekretariat ein und produzieren den Kongress samt Rahmenprogramm. Wir können auch nur einen Teil übernehmen, etwa Kongressort und Unterbringung oder die technische Produktion. Braucht der Kongress Leistungen am Zielort (Transfers, Aktivitäten, Ausflüge), übernehmen wir diese als DMC in Barcelona. Beispiele finden Sie in unseren Referenzen.

Ziehen Sie Barcelona für Ihren nächsten Kongress in Betracht, schildern Sie uns Ihr Projekt: Wir senden Ihnen innerhalb von 24 Arbeitsstunden ein erstes Angebot mit Kongressorten, Zeitplan und Kostenschätzung.

Quellen

1. Barcelona Convention Bureau: cómo podemos ayudarte
2. Catalunya Convention Bureau: com et podem ajudar (Agència Catalana de Turisme)
3. Catalunya Convention Bureau: Barcelona entre las tres primeras ciudades del ranking ICCA
4. Turisme de Barcelona: Informe de turismo de reuniones 2025
5. UEMS EACCME: acreditación de eventos presenciales
6. Farmaindustria: Código de Buenas Prácticas de la Industria Farmacéutica 2025
7. Sistema de Autorregulación de Farmaindustria: consultas sobre el artículo 11
8. Sistema de Autorregulación de Farmaindustria: observaciones sobre reuniones científicas
9. Ethical MedTech: Conference Vetting System
10. CCIB: espacios
11. Fira de Barcelona: Palau de Congressos de Barcelona
12. Alimarket: Meliá reabre el Palau de Congressos de Catalunya
13. Meliá: reuniones en Torre Melina, a Gran Meliá Hotel
14. Hotel Arts Barcelona: reuniones y eventos
15. AVIXA: ISE 2027
16. GSMA: MWC Barcelona 2027