Wenn ein Unternehmen oder ein Verband ein Event in Barcelona vorbereitet, trifft es meist auf vier Arten von Anbietern, die sich ähnlich präsentieren: PCO, DMC, Eventagentur und Venue Finder. Sie tun Unterschiedliches, rechnen unterschiedlich ab, und Sie sollten wissen, wen Sie brauchen, bevor Sie Angebote anfragen. Dieser Ratgeber erklärt es mit einem Vergleich und einem Glossar der MICE-Begriffe, die Ihnen in Angeboten und Verträgen begegnen.
Definitionen in einem Satz
- PCO (Professional Congress Organiser, Kongressorganisation; auf Spanisch OPC). Übernimmt die technische und logistische Organisation eines Kongresses oder Verbandsmeetings: Location, Kongresssekretariat, Anmeldungen, wissenschaftliche Beiträge, Unterkunft, Sponsoring und Budget. IAPCO, der internationale Branchenverband, vereint Unternehmen, die nachweislich PCO-Leistungen nach Qualitätsstandards erbringen.
- DMC (Destination Management Company, Incoming-Agentur). Lokales Unternehmen, das Leistungen am Reiseziel erbringt. Das Glossar von MPI definiert sie als lokalen Partner, der Leistungen vor Ort wie Transport bereitstellt. In der Praxis: Transfers, Aktivitäten, Ausflüge, Gastronomie, Guides, Dienstleister und Ablauf vor Ort.
- Eventagentur. Konzipiert und produziert das Event: Konzept, Botschaft, Bühnenbild, technische Produktion, Inhalte, Show und Teilnehmererlebnis.
- Venue Finder. Sucht, vergleicht und verhandelt Locations und Hotels. Seine Arbeit endet in der Regel mit der Vertragsunterzeichnung mit der Location.
Zu diesen vier kommt eine öffentliche Instanz: das Convention Bureau. In Barcelona beraten das Barcelona Convention Bureau (Turisme de Barcelona) und das Catalunya Convention Bureau (Agència Catalana de Turisme) Veranstalter kostenlos, koordinieren Besichtigungen und unterstützen Kongressbewerbungen. Sie organisieren das Event nicht, öffnen aber Türen.
Vergleich: Leistungsumfang, Zeitpunkt der Beauftragung und typische Kunden
| PCO | DMC | Eventagentur | Venue Finder | |
|---|---|---|---|---|
| Welche Frage er beantwortet | Wie organisiere ich den gesamten Kongress? | Wer kümmert sich um alles vor Ort? | Wie sorge ich dafür, dass das Event kommuniziert und funktioniert? | Wo findet es statt, und zu welchem Preis? |
| Hauptleistungen | Kongresssekretariat, Anmeldungen, Abstracts, Location, Hotels, Sponsoring, Budget | Transfers, Aktivitäten, Gastronomie, lokale Dienstleister, Guides, Ablauf | Konzept, Kreation, Bühnenbild, Technik, Inhalte, Produktion | Location-Suche, Vergleich, Verhandlung, Vertrag |
| Wann beauftragen | 18 bis 24 Monate vor einem internationalen Kongress | Wenn die Gruppe von außerhalb kommt und Organisation vor Ort braucht | Wenn das Event ein Kommunikations- oder Markenziel hat | Am Anfang, wenn Sie bereits ein Team für die Produktion haben |
| Typische Kunden | Wissenschaftliche Fachgesellschaften, Berufsverbände, Pharma- und Technologieunternehmen | Internationale Agenturen, ausländische Unternehmen, Incentive-Veranstalter | Marketing-, interne Kommunikations- und Vertriebsabteilungen | Unternehmen mit eigenem Eventteam |
| Typische Formate | Kongresse, Symposien, wissenschaftliche Fachtagungen | Incentive-Reisen, Firmenreisen, Rahmenprogramm von Kongressen | Firmenkonferenzen, Produktpräsentationen, Galas, Jubiläen | Meetings, Seminare, Tagungen im Hotel |
| Wie meist abgerechnet wird | Managementhonorar, teils mit variablem Anteil je Anmeldung | Marge auf Leistungen vor Ort oder Honorar | Honorar für Kreation und Produktion | Provision der Location oder des Hotels, oder Honorar |
| Risiko bei falscher Wahl | Verzögerungen bei Programm, Akkreditierung oder Sponsoringeinnahmen | Improvisierter oder unkontrolliert weitervergebener Ablauf | Schönes Event, das das Ziel verfehlt | Location mit passendem Preis, aber ungeeignet für das Format |
Was brauchen Sie für Ihr Event?
| Wenn Ihr Event ... ist | Sie brauchen vor allem | Und zusätzlich |
|---|---|---|
| Kongress einer wissenschaftlichen Fachgesellschaft mit 1.000 Delegierten | PCO | DMC für Rahmenprogramm und Transfers |
| Vertriebstagung mit 300 Personen aus anderen Ländern | Eventagentur mit DMC-Kompetenz | Venue Finder nur, wenn Sie keine Agentur haben |
| Incentive-Reise mit 80 Personen | DMC | Agentur, wenn es eine Gala oder einen Markenmoment gibt |
| Produktpräsentation mit Presse | Eventagentur | DMC bei internationalen Gästen |
| Führungskräftemeeting mit 25 Personen | Venue Finder oder Agentur | DMC für Dinner und Aktivität |
| Bewerbung um einen internationalen Kongress | PCO mit Unterstützung des Convention Bureau |
Wie decken wir bei ECB die einzelnen Rollen ab?
Bei ECB arbeiten wir in Barcelona als PCO, als DMC und als Eventagentur, mit einem einzigen Team. Das heißt nicht, dass wir immer alles übernehmen: Den Leistungsumfang legen wir mit Ihnen fest.
- Als PCO: Wir organisieren Kongresse in Barcelona mit Kongresssekretariat, Unterkunft, Sponsoring, Produktion und Rahmenprogramm. Ein Beispiel ist der WSEI-Kongress von Establishment Labs.
- Als DMC: Wir erbringen die Leistungen vor Ort für Incentive-Reisen, Firmenkonferenzen und Kongresse: Transfers, Aktivitäten, Restaurants, Guides und Dienstleister. Mehr dazu unter DMC in Barcelona und im Ratgeber wie Sie eine DMC in Barcelona auswählen.
- Als Eventagentur: Wir entwickeln und produzieren Firmenevents, Firmenkonferenzen, Produktpräsentationen und Gala-Dinner. Unser eigenes Format, [re] Conventions Experience, verbindet Inhalte, spektakuläre Locations, schlüsselfertige Aufbauten, Dinner und Aktivitäten nach dem Kongress.
- Location-Suche: Sie ist Teil unserer Angebote. Sie können auch selbst mit der Location-Suche beginnen.
Weitere Akteure, denen Sie begegnen werden
- Geschäftsreisebüro (TMC, Travel Management Company). Verwaltet die Geschäftsreisen eines Unternehmens: Flüge, Hotels und Reiserichtlinien. Bei einem Event kümmert es sich meist um die Tickets der Teilnehmer und sollte mit der DMC abgestimmt werden, damit Ankünfte und Transfers zusammenpassen.
- Incentive-Haus. Agentur, die sich auf die Gestaltung von Incentive-Programmen für Unternehmen spezialisiert hat, meist im Herkunftsland der Gruppe. Für die Umsetzung in Barcelona arbeitet sie mit einer lokalen DMC.
- Technischer Produktionsdienstleister. Unternehmen für AV-Technik, Bühnen, Licht und Streaming. Liefert an PCOs und Agenturen und wird bei komplexen Events selten direkt vom Endkunden beauftragt.
- Kongresssekretariat. Ein Teil der Arbeit des PCO (Anmeldungen, Teilnehmerbetreuung, Abstracts). Manche Verbände haben es im eigenen Haus.
- Hotel oder Location mit Eventabteilung. Viele Hotels bieten feste Pakete mit Raum, Basistechnik und Catering. Für einfache Meetings funktionieren sie gut. Bei Firmenkonferenzen oder Kongressen mit eigenem Programm werden sie durch einen PCO oder eine Agentur ergänzt.
Fragen für die Auswahl des Anbieters
- Haben Sie ein eigenes Team in Barcelona, oder vergeben Sie den Ablauf vor Ort weiter?
- Wer ist mein Ansprechpartner vom Angebot bis zur Schlussabrechnung?
- Wie rechnen Sie ab: Honorar, Marge auf Leistungen oder Provision der Dienstleister?
- Kann ich Cases sehen, die meinem Event in Größe und Format ähneln?
- Was enthält Ihr Angebot, und was nicht?
- Wie gehen Sie mit Teilnehmeränderungen, Stornierungen und Hotelstrafen um?
- Was passiert, wenn es am Eventtag ein Problem gibt? Wer entscheidet?
Wie die Arbeit bei einem echten Kongress verteilt ist
Bei einem internationalen Kongress arbeiten meist mehrere Akteure zusammen. Eine typische Aufteilung, wenn der PCO nicht zugleich als DMC agiert:
| Aufgabe | Komitee | PCO | DMC | Location | Convention Bureau |
|---|---|---|---|---|---|
| Bewerbung | Entscheidet | Bereitet vor | Vorvertrag | Unterstützt | |
| Wissenschaftliches Programm | Entscheidet | Struktur und Zeitplan | |||
| Anmeldungen und Abstracts | Validiert | Verwaltet | |||
| Vertrag mit der Location | Unterschreibt | Verhandelt | Bietet an | Berät | |
| Hotelkontingente | Genehmigt | Verhandelt und kontrolliert | Teils Verwaltung | Berät | |
| Transfers und Ausflüge | Koordiniert | Führt durch | |||
| Rahmenprogramm | Genehmigt | Konzipiert | Führt durch | Je nach Raum | |
| Sponsoring | Legt Richtlinien fest | Verkauft und verwaltet | |||
| Technische Produktion | Beauftragt und leitet | Eigene Leistungen | |||
| Schlussabrechnung | Genehmigt | Erstellt | Stellt Leistungen in Rechnung | Stellt in Rechnung |
Wenn ein Anbieter PCO und DMC zugleich abdeckt, wie wir, verschwinden die Grenzen dieser Tabelle, und es gibt einen einzigen Verantwortlichen für den gesamten Weg des Delegierten.
Warnsignale in einem Angebot
- Pauschalpreis ohne Aufschlüsselung. Ohne Positionen können Sie weder vergleichen noch anpassen.
- Kein einziger Name. Wenn das Angebot nicht nennt, wer Ihr Ansprechpartner ist, wird er wahrscheinlich wechseln.
- Alles weitervergeben. Dienstleister weiterzuvergeben ist normal, die Koordination vor Ort weiterzuvergeben nicht.
- Hotelbedingungen ohne Cut-off-Daten und Stornogebühren. Genau dort entstehen später unvorhergesehene Kosten.
- Cases ohne überprüfbare Daten. Verlangen Sie Beispiele in ähnlicher Größe und ähnlichem Format, wenn möglich mit Kundennamen.
- Zusagen zur Verfügbarkeit in Messewochen ohne schriftliche Option.
MICE-Glossar
Begriffe aus Angeboten, Verträgen und Gesprächen mit Locations und Hotels. Wir erklären sie so, wie sie im Alltag in Barcelona verwendet werden, mit dem englischen Begriff, wenn dieser üblich ist.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| MICE | Meetings, Incentives, Conferences/Conventions, Exhibitions/Events: Geschäftsreisen für Tagungen, Incentives, Kongresse und Events. |
| PCO / OPC | Professional Congress Organiser, professionelle Kongressorganisation. |
| DMC | Destination Management Company, Incoming-Agentur, die lokale Leistungen für Gruppen erbringt. |
| Convention Bureau | Öffentliche oder öffentlich-private Einrichtung, die ein Reiseziel für Tagungen vermarktet und Veranstalter berät. |
| RFP (Request for Proposal) | Dokument mit den Anforderungen und Spezifikationen des Events, das an Locations und Dienstleister geschickt wird, damit sie ein Angebot abgeben. |
| Briefing | Zusammenfassung des Kunden mit Zielen, Publikum, Terminen, Budget und Anforderungen. Grundlage des RFP. |
| Site Inspection / Besichtigung | Besuch der Location oder des Hotels vor Vertragsabschluss oder Finalisierung der Planung, um Räume und Leistungen zu prüfen. |
| Fam Trip | Familiarisierungsreise: organisierter Besuch, bei dem Veranstalter oder Einkäufer ein Reiseziel, eine Location oder ein Hotel bewerten. |
| Room Block / Kontingent | Reservierung einer Gruppe von Hotelzimmern zu einer ausgehandelten Gruppenrate mit Cut-off-Datum. |
| Allotment | Anzahl der Zimmer, die das Hotel für die Gruppe über einen Zeitraum reserviert. In der Praxis gleichbedeutend mit Kontingent. |
| Cut-off-Datum | Datum, ab dem das Hotel die Zimmer des Kontingents zurücknimmt, denen kein Name zugewiesen ist. |
| Release / Freigabe | Rückgabe von Zimmern an das Hotel ohne Strafe innerhalb der vereinbarten Fristen. |
| Pick-up | Anzahl der Zimmer des Kontingents, die tatsächlich gebucht wurden. |
| Attrition | Klausel, die das Nichterfüllen vereinbarter Zusagen sanktioniert, etwa belegte Zimmer oder Mindestumsatz. |
| Wash | Differenz zwischen geblockten und tatsächlich genutzten Zimmern. |
| Rooming List | Namentliche Gästeliste mit Daten und Zimmertyp, die an das Hotel geschickt wird. |
| DDR (Day Delegate Rate) | Tagungspauschale pro Delegiertem und Tag, die Raum, Basistechnik, Pausen und Mittagessen bündelt. MPI führt sie als Tagesrate (Day Rate). |
| F&B-Minimum / Mindestumsatz | Vertragliche Verpflichtung, einen Mindestbetrag für Speisen und Getränke oder Leistungen der Location auszugeben. |
| BEO (Banquet Event Order) | Detaillierter Leistungsauftrag, mit dem Hotels und Locations jeden Service des Events umsetzen. |
| Run of Show / Ablaufplan | Minutengenaues Drehbuch des Events: Auftritte, Redebeiträge, Videos, Licht und Umbauten. |
| Stage Manager / Regie | Person, die den Ablaufplan live leitet und jedes Element abruft. |
| Plenum | Sitzung mit allen Teilnehmern im Hauptsaal. |
| Breakout / Parallelsession | Sitzung in einem kleineren Raum, die gleichzeitig mit anderen stattfindet. |
| Call for Abstracts | Aufruf an Autoren, Zusammenfassungen ihrer Arbeiten einzureichen, die das wissenschaftliche Komitee bewertet. |
| Satellitensymposium | Von einem Sponsor organisierte Session innerhalb des Kongresses, außerhalb des offiziellen wissenschaftlichen Programms. |
| Speaker Ready Room / Referentenraum | Raum, in dem Referenten ihre Präsentationen abgeben und testen. |
| EACCME | Europäisches Akkreditierungssystem der UEMS für ärztliche Fortbildung. Empfiehlt, die Akkreditierung eines Präsenzevents mindestens 8 Wochen vorher zu beantragen. |
| CVS (Conference Vetting System) | System, das prüft, ob ein Bildungsevent Dritter die Kodizes von MedTech Europe und Mecomed erfüllt, Voraussetzung dafür, dass deren Mitgliedsunternehmen es sponsern. |
| Hosted Buyer | Einkäufer, den eine Messe oder ein Reiseziel einlädt und dem Reise und Unterkunft bezahlt werden, im Gegenzug für Termine mit Anbietern. |
| Incentive | Reise oder Erlebnis, mit der ein Unternehmen Mitarbeiter, Händler oder Kunden für erreichte Ziele belohnt. |
| Meet & Greet | Persönlicher Empfang der Teilnehmer bei ihrer Ankunft, etwa am Flughafen. |
| Transfer | Organisierter Transport der Gruppe zwischen Flughafen, Hotels und Locations. |
| Hybrides Event | Event, das Präsenzteilnahme mit einem virtuellen Publikum über Streaming oder On-Demand-Inhalte verbindet. |
| Höhere Gewalt | Vertragsklausel zu außergewöhnlichen Ereignissen außerhalb der Kontrolle der Parteien, die die Durchführung des Events verhindern. |
| Early Bird | Vergünstigte Frühbuchergebühr für Anmeldungen vor einem bestimmten Datum. |
Mehrere Definitionen folgen dem Terminologie-Glossar von MPI (Meeting Professionals International): Attrition, Room Block, RFP, Fam Trip, BEO, hybrides Event und höhere Gewalt.
Die Rolle des Convention Bureau
Das Convention Bureau konkurriert nicht mit PCO, DMC oder Agenturen: Es ist ein neutraler Partner. In Barcelona gilt laut den eigenen Websites:
- Das Barcelona Convention Bureau berät zu Locations, Hotels und Dienstleistern, koordiniert Besichtigungen, ist Bindeglied zu städtischen Einrichtungen, unterstützt Bewerbungen mit Dossier, audiovisuellem Material und Präsentation und bewirbt die gewonnenen Kongresse. Die Beratung ist kostenlos.
- Das Catalunya Convention Bureau bietet kostenlose Beratung, Erkundungsbesuche, Unterstützung bei der Vorbereitung von Bewerbungen und Kontakt zu spezialisierten Unternehmen in ganz Katalonien.
Üblicherweise koordiniert der PCO die Beziehung zum Convention Bureau während der Bewerbung und der Vorbereitung des Kongresses.
Was der Markt in Barcelona zeigt
2025 war Barcelona laut Turisme de Barcelona Gastgeber von 1.992 Meetings mit 683.783 Delegierten. 70 % waren Firmenmeetings (Firmenkonferenzen und Incentives), der Rest Verbandsmeetings (Kongresse, Fachtagungen und Kurse). Diese Mischung erklärt, warum in der Stadt PCOs mit Kongressfokus, incentive-orientierte DMCs und Agenturen für Firmenevents nebeneinander bestehen, und warum immer mehr Anbieter, wie wir, mehrere Rollen kombinieren. Weitere Zahlen finden Sie unter MICE in Barcelona in Zahlen.
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Quellen
- MPI: terminología del sector de eventos
- IAPCO en The Iceberg
- Barcelona Convention Bureau: cómo podemos ayudarte
- Catalunya Convention Bureau: com et podem ajudar
- Turisme de Barcelona: Informe de turismo de reuniones 2025
- UEMS EACCME: acreditación de eventos presenciales
- Ethical MedTech: Conference Vetting System
