Le défi
Le WSEI est le symposium international qu'Establishment Labs consacre aux implants ergonomiques ainsi qu'à la chirurgie esthétique et reconstructrice. Sa neuvième édition, placée sous le thème « The Birth of Preservation Surgery », s'est tenue à Barcelone fin octobre 2024 et a réuni chirurgiens et spécialistes de nombreux pays.
Un congrès médical de ce type présente trois exigences claires. D'abord, le programme scientifique doit se dérouler sans interruption : conférences, sessions et tables rondes aux horaires serrés et au contenu technique. Ensuite, le congressiste international doit trouver ses repères dès la première minute, avec une accréditation rapide et un accueil en plusieurs langues. Enfin, les soirées doivent servir l'objectif du client : favoriser les échanges entre intervenants, chirurgiens et équipe de la marque.
Ce que nous avons fait
Nous avons assuré la coordination des services du congrès pendant les trois jours, avec une même équipe de production sur tous les sites.
- Site scientifique. Les journées se sont déroulées à la Clínica Planas. Nous avons installé la plénière avec scène, écrans et son, et coordonné les espaces de pause et de networking entre les sessions.
- Accréditation et accueil des congressistes. Comptoirs d'enregistrement tenus par notre personnel, remise des badges et des documents à chaque congressiste.
- Restauration et services. Nous avons coordonné traiteur, pauses café et prestataires techniques pour que le contenu scientifique reste au centre de l'agenda.
- Premier dîner de gala à la Llotja de Mar. La cour et les salons de l'ancienne bourse ont accueilli une soirée avec mise en scène, gastronomie et place pour la conversation.
- Soirée d'adieu aux Drassanes Reials. Le dîner de clôture s'est tenu au Museu Marítim, sous les nefs gothiques des anciens chantiers navals.
Nous avons travaillé avec un conducteur unique réunissant la partie scientifique et le programme social. Le client disposait ainsi d'un seul interlocuteur local pour les lieux, les prestataires et les horaires.
Le résultat
Establishment Labs a tenu son IXe WSEI à Barcelone avec un programme de trois jours pris en charge de bout en bout par une même équipe : site scientifique opérationnel, congressistes accompagnés dès l'accréditation et deux soirées de gala dans deux bâtiments historiques de la ville.
Ce projet résume notre approche de l'organisation de congrès à Barcelone : nous séparons la logistique du contenu pour que le comité scientifique se consacre à son rôle. Si vous avez aussi besoin de soirées de gala à la hauteur, consultez notre page soirées de gala.
Vous préparez un congrès médical ou scientifique à Barcelone ? Parlez-nous de votre projet et nous vous enverrons une proposition sous 24 h ouvrées.
