企业或协会在巴塞罗那筹备活动时，通常会遇到四类自我介绍相似的供应商：PCO、DMC、活动公司和场地搜寻服务。它们做的事情不同，收费方式不同，在征集方案之前最好先弄清您需要哪一类。本指南通过对比表加以说明，并附上一份您会在报价和合同中遇到的会奖旅游术语表。
一句话定义
- PCO（专业会议组织者，Professional Congress Organiser；西班牙语为OPC）。 负责国际会议或协会会议的技术和后勤组织：场地、会务秘书处、注册、论文投稿、住宿、赞助和预算。行业国际协会IAPCO汇集了经认证、按质量标准提供PCO服务的企业。
- DMC（目的地管理公司，destination management company）。 提供目的地服务的本地公司。MPI术语表将其定义为提供交通等目的地服务的本地合作伙伴。实际工作包括：接送、活动、短途游览、餐饮、导游、供应商和现场运营。
- 活动公司。 设计并制作活动：概念、核心信息、舞美、技术制作、内容、演出和参会者体验。
- 场地搜寻服务（venue finder）。 寻找、比较并洽谈场地和酒店。其工作通常在与场地签约时结束。
除这四类之外，还有一个公共机构：会议局（convention bureau）。在巴塞罗那，巴塞罗那会议局（Barcelona Convention Bureau，隶属巴塞罗那旅游局Turisme de Barcelona）和加泰罗尼亚会议局（Catalunya Convention Bureau，隶属加泰罗尼亚旅游局Agència Catalana de Turisme）免费为组织方提供咨询，协调考察访问，并支持国际会议申办。它们不组织活动，但能帮您打开门路。
对比：服务范围、聘请时机和典型客户
| PCO | DMC | 活动公司 | 场地搜寻服务 | |
|---|---|---|---|---|
| 解决的问题 | 如何组织整场国际会议？ | 谁来解决目的地的一切事务？ | 如何让活动有效传达信息并顺利运转？ | 在哪里办、花多少钱？ |
| 主要范围 | 会务秘书处、注册、论文摘要、场地、酒店、赞助、预算 | 接送、活动、餐饮、本地供应商、导游、运营 | 概念、创意、舞美、技术、内容、制作 | 寻找场地、比较、谈判、签约 |
| 何时聘请 | 国际会议前18至24个月 | 团组来自外地、需要本地运营时 | 活动有传播或品牌目标时 | 一开始，如果您已有制作团队 |
| 典型客户 | 学术学会、专业协会、制药和科技企业 | 国际代理机构、外国企业、奖励旅游组织方 | 市场、内部沟通和销售部门 | 拥有自己活动团队的企业 |
| 典型形式 | 国际会议、专题研讨会、学术会议 | 奖励旅游、企业出行、国际会议的社交活动 | 企业年会、新品发布会、颁奖晚宴、周年庆典 | 商务会议、研讨会、酒店内的企业年会 |
| 通常如何收费 | 管理服务费，有时含按注册数计算的浮动部分 | 目的地服务加价或服务费 | 创意和制作服务费 | 场地或酒店佣金，或服务费 |
| 选错的风险 | 日程、学分认证或赞助收入延误 | 运营临时拼凑或外包失控 | 活动好看但没达成目标 | 场地价格合适，但不适合活动形式 |
根据您的活动，需要什么？
| 如果您的活动是…… | 主要需要 | 另外还需要 |
|---|---|---|
| 1,000名代表参加的学术学会国际会议 | PCO | DMC负责社交活动和接送 |
| 300名来自其他国家的人参加的销售大会 | 具备DMC能力的活动公司 | 只有在没有活动公司时才需要场地搜寻服务 |
| 80人的奖励旅游 | DMC | 如有颁奖晚宴或品牌环节，需要活动公司 |
| 有媒体参加的新品发布会 | 活动公司 | 如有国际嘉宾，需要DMC |
| 25人的管理层会议 | 场地搜寻服务或活动公司 | DMC负责晚宴和活动 |
| 申办国际会议 | PCO，并获得会议局支持 |
ECB如何承担每种角色？
在巴塞罗那，ECB以同一支团队同时担任PCO、DMC和活动公司。这并不意味着我们总是包揽一切：服务范围由我们与您共同确定。
- 作为PCO： 我们组织巴塞罗那国际会议，提供会务秘书处、住宿、赞助、制作和社交活动。例如Establishment Labs的WSEI大会。
- 作为DMC： 我们为奖励旅游、企业年会和国际会议提供目的地服务：接送、活动、餐厅、导游和供应商。详见巴塞罗那地接社（DMC）和如何选择巴塞罗那DMC指南。
- 作为活动公司： 我们策划并制作企业活动、企业年会、新品发布会和颁奖晚宴。我们的自有产品[re] Conventions Experience融合了内容、壮观的场地、一站式搭建、晚宴和会后活动。
- 场地搜寻： 包含在我们的方案中。您也可以先用我们的场地搜索自行查找。
您还会遇到的其他角色
- 差旅管理公司（TMC，travel management company）。 管理企业的商务差旅：机票、酒店和差旅政策。在活动中通常负责参会者的机票，最好与DMC协调，确保抵达时间与接送衔接。
- 奖励旅游公司。 专门为企业设计奖励旅游项目的机构，通常位于团组的来源国。在巴塞罗那落地时，需要与本地DMC合作。
- 技术制作公司。 负责视听、舞台、灯光和直播的公司。它是PCO和活动公司的供应商；在复杂活动中，很少直接与终端客户签约。
- 会务秘书处。 是PCO工作的一部分（注册、参会者服务、论文摘要），有些协会自己设有会务秘书处。
- 设有活动部门的酒店或场地。 很多酒店提供包含会议室、基础技术和餐饮的打包方案。适合简单的会议；对于有自己日程的企业年会或国际会议，需要PCO或活动公司补充。
选择供应商时要问的问题
- 您在巴塞罗那有自己的团队，还是把本地运营外包出去？
- 从方案到结算，谁是我的对接人？
- 您如何收费：服务费、服务加价，还是供应商佣金？
- 能否看看与我的活动规模和形式相似的案例？
- 您的方案包括什么，不包括什么？
- 您如何处理参会者变更、取消和酒店罚金？
- 活动当天出问题怎么办？由谁决策？
真实国际会议中的分工
一场国际会议中，通常会有多个角色共同参与。以下是PCO不兼任DMC时的典型分工：
| 任务 | 委员会 | PCO | DMC | 场地 | 会议局 |
|---|---|---|---|---|---|
| 申办 | 决定 | 准备 | 预签合同 | 支持 | |
| 学术日程 | 决定 | 编排结构和时间表 | |||
| 注册和论文摘要 | 审核 | 管理 | |||
| 场地合同 | 签署 | 谈判 | 报价 | 提供咨询 | |
| 酒店团体房 | 批准 | 谈判并管控 | 有时负责管理 | 提供咨询 | |
| 接送和短途游览 | 协调 | 执行 | |||
| 社交活动 | 批准 | 设计 | 执行 | 视场地而定 | |
| 赞助 | 制定政策 | 销售并管理 | |||
| 技术制作 | 签约并指挥 | 自有服务 | |||
| 结算 | 批准 | 编制 | 开具服务发票 | 开具发票 |
当同一家供应商同时承担PCO和DMC的角色，就像我们这样，表格中的分界线便消失了，代表从头到尾只有一个负责人。
方案中的危险信号
- 总价没有明细。 没有分项，就无法比较或调整。
- 没有具体姓名。 如果方案没写明谁是您的对接人，这个人很可能会换。
- 全部外包。 外包供应商很正常；把目的地协调工作也外包出去就不正常了。
- 酒店条款没有截止日期和罚金。 意外成本往往就出在这里。
- 案例没有可核实的数据。 请索要规模和形式与您相近的案例，尽可能附客户名称。
- 承诺展会周有房源，却没有书面的预留选项。
会奖旅游（MICE）术语表
以下是在方案、合同以及与场地和酒店沟通中会出现的术语。我们按照巴塞罗那日常工作中的实际用法加以解释，常用英文术语保留英文。
| 术语 | 含义 |
|---|---|
| MICE | Meetings、Incentives、Conferences/Conventions、Exhibitions/Events：会议、奖励旅游、大会和展览活动，即会奖旅游。 |
| PCO / OPC | 专业会议组织者。 |
| DMC | 为团组提供本地服务的目的地管理公司（地接社）。 |
| 会议局（Convention bureau） | 推广目的地会议业务并为组织方提供咨询的公共或公私合营机构。 |
| RFP（request for proposal，征询方案书） | 列明活动需求和规格、发给场地和供应商以征集方案的文件。 |
| Brief（需求简报） | 客户提供的摘要，包括目标、受众、日期、预算和要求。是RFP的基础。 |
| Site inspection（现场考察） | 在签约或敲定方案之前对场地或酒店的实地访问，用于核实空间和服务。 |
| Fam trip（踩线考察） | 熟悉之旅：为组织方或采购方评估目的地、场地或酒店而安排的考察。 |
| Room block（团体房） | 以协商好的团体价和截止日期预留的一组酒店客房。 |
| Allotment（配额） | 酒店在某段时间内为团组预留的房间数。实际使用中与团体房同义。 |
| Cut-off date（截止日期） | 在此日期之后，酒店收回团体房中未分配姓名的房间。 |
| Release（释放） | 在约定期限内将房间退还酒店而不受罚。 |
| Pick-up（实际预订量） | 团体房中实际被预订的房间数。 |
| Attrition（减房罚则） | 对未履行约定承诺（如入住房间数或最低消费）进行罚款的条款。 |
| Wash（差额） | 预留房间与最终使用房间之间的差额。 |
| Rooming list（分房名单） | 发给酒店的住客实名名单，含日期和房型。 |
| DDR（day delegate rate） | 每位代表每天的价格，包含会议室、基础设备、茶歇和午餐。MPI将其列为日费率（day rate）。 |
| F&B minimum（最低餐饮消费） | 合同约定在餐饮或场地服务上的最低消费额。 |
| BEO（banquet event order，宴会活动单） | 酒店和场地用于执行活动每项服务的详细服务单。 |
| Run of show（流程表） | 活动的逐分钟脚本：入场、发言、视频、灯光和转换。 |
| 舞台监督 | 现场指挥流程表、提示每个环节开始的人员。 |
| 全体大会（Plenary） | 所有参会者在主会场参加的环节。 |
| Breakout（分会场） | 与其他环节同时在较小会议室举行的分组会议。 |
| Call for abstracts（论文征集） | 邀请作者提交论文摘要、由学术委员会评审的征稿通知。 |
| 卫星会 | 由赞助商在国际会议期间、正式学术日程之外组织的专场会议。 |
| Speaker ready room（讲者准备室） | 讲者提交并测试演示文稿的房间。 |
| EACCME | 欧洲专科医师联盟（UEMS）的欧洲继续医学教育认证体系。建议线下活动至少提前8周申请认证。 |
| CVS（Conference Vetting System，会议审核系统） | 评估第三方教育活动是否符合MedTech Europe和Mecomed行为准则的系统，是其成员企业赞助该活动的前提。 |
| Hosted buyer（特邀买家） | 由展会或目的地邀请、提供差旅和住宿、以换取与供应商洽谈的采购方。 |
| 奖励旅游（Incentive） | 企业为奖励达成目标的员工、经销商或客户而提供的旅行或体验。 |
| Meet & greet（接机迎宾） | 在参会者抵达时提供的个性化迎接，例如在机场。 |
| Transfer（接送） | 团组在机场、酒店和场地之间的有组织交通。 |
| 线上线下结合活动（Hybrid event） | 将线下参会与通过直播或点播内容参与的线上观众结合起来的活动。 |
| 不可抗力 | 合同中关于双方无法控制、导致活动无法举办的特殊事件的条款。 |
| Early bird（早鸟价） | 在某日期前报名可享受的优惠价格。 |
其中多项定义遵循MPI（国际会议专业人士协会，Meeting Professionals International）的术语表：attrition、room block、RFP、fam trip、BEO、线上线下结合活动和不可抗力。
会议局的角色
会议局不与PCO、DMC或活动公司竞争：它是中立的盟友。根据巴塞罗那两家会议局各自网站的介绍：
- 巴塞罗那会议局就场地、酒店和供应商提供咨询；协调现场考察；与市内各机构对接；以申办材料、视听资料和陈述支持申办；并推广成功申办的国际会议。其咨询服务免费。
- 加泰罗尼亚会议局提供免费咨询、考察访问、申办准备支持，以及与加泰罗尼亚各地专业公司的对接。
通常由PCO在申办和筹备国际会议期间负责与会议局的沟通。
巴塞罗那市场的情况
据巴塞罗那旅游局统计，2025年巴塞罗那共接待1,992场会议，代表683,783人次。其中70%为企业会议（企业年会和奖励旅游），其余为协会会议（国际会议、学术会议和培训课程）。这一结构解释了为什么巴塞罗那既有专注国际会议的PCO，也有以奖励旅游为主的DMC和企业活动公司，以及为什么越来越多的供应商像我们一样身兼数职。更多数据请参阅巴塞罗那会奖旅游（MICE）数据。
聊聊您的活动？
如果您不确定需要哪一类供应商，请告诉我们您的活动，我们会告诉您怎样的服务范围才合理，即使最终不是由我们来做。请联系我们：我们将在24个工作小时内回复第一份方案。您也可以在我们的案例中了解我们的工作方式。
资料来源
- MPI: terminología del sector de eventos
- IAPCO en The Iceberg
- Barcelona Convention Bureau: cómo podemos ayudarte
- Catalunya Convention Bureau: com et podem ajudar
- Turisme de Barcelona: Informe de turismo de reuniones 2025
- UEMS EACCME: acreditación de eventos presenciales
- Ethical MedTech: Conference Vetting System
