¿Por qué organizar un evento durante una feria?
Durante una gran feria, tus clientes, distribuidores y la prensa especializada están en la misma ciudad a la vez. Es la ocasión de reunirlos fuera del ruido del stand, con tiempo para hablar y en un ambiente que el stand no puede dar. Para muchas marcas, la cena o la fiesta de la semana de feria genera más conversaciones comerciales que los cuatro días en el pabellón.
El reto es que todas las marcas piensan lo mismo. En semana de feria, Barcelona compite por los mismos espacios, restaurantes, autocares, técnicos y camareros. Quien reserva tarde elige entre lo que queda. Por eso conviene pedir la propuesta en cuanto se conocen las fechas de la siguiente edición e, idealmente, bloquear el espacio antes de que termine la feria en curso, cuando todavía se puede elegir con calma entre las mejores opciones.
Las ferias en las que más trabajamos
| Feria o congreso | Sector | Cuándo | Qué solemos organizar |
|---|---|---|---|
| ISE (Integrated Systems Europe) | Audiovisual y tecnología | 2 a 5 de febrero de 2027 | Cenas con partners, fiestas de marca, reuniones de canal |
| MWC Barcelona | Telecomunicaciones y tecnología | 1 a 4 de marzo de 2027, según la GSMA | Cenas ejecutivas, recepciones VIP, reuniones fuera del recinto |
| In-Cosmetics Global | Ingredientes cosméticos | Rota entre ciudades europeas; Barcelona en 2023 | Encuentros de networking con clientes |
| IBTM World | Industria MICE | Cada noviembre | Recepciones para compradores y eventos de cadenas hoteleras |
| Smart City Expo World Congress | Ciudades y tecnología urbana | Cada noviembre | Cenas institucionales y reuniones de delegaciones |
| Congresos internacionales de asociaciones | Medicina, ciencia, derecho | Todo el año | Simposios satélite, cenas y recepciones |
Las fechas de cada edición, con las demás ferias del año, están en el calendario de ferias de Barcelona 2027.
Lo que hemos hecho en semanas de feria
- Logitech durante ISE. En 2022, primera edición de ISE en Barcelona, organizamos con Logitech y Microsoft Come Together en la Llotja de Mar, con más de 250 invitados. En 2024, una reunión de partners en Porta Fira. En 2025 volvimos a la Llotja de Mar con showcooking, coctelería y escenario.
- Yealink y Microsoft durante ISE. Un evento VIP para clientes y partners internacionales con gastronomía española y flamenco en directo.
- Microsoft y Logitech, ISE Show. Tecnología, espectáculo y networking en un espacio singular (ver caso).
- Provital durante In-Cosmetics Global. Un encuentro de networking en el MNAC para clientes y colegas del sector.
- Meliá durante IBTM World. La bienvenida a los Hosted Buyers en la Sky Room del Meliá Barcelona Sky, con un concepto inspirado en El Gran Gatsby.
- Becerril, Coca & Becerril en INTA. Una noche en el Castell de Montjuïc con ambientación medieval y música en directo.
¿Qué formato elegir según tu objetivo?
No todos los expositores necesitan una gran fiesta. El formato depende de con quién quieres hablar y de qué conversación quieres tener.
| Objetivo | Formato | Tamaño habitual | Cuándo programarlo |
|---|---|---|---|
| Cerrar acuerdos con clientes clave | Cena privada en un salón o restaurante | 10 a 40 invitados | Segunda o tercera noche de feria |
| Reforzar la relación con el canal | Reunión de partners con cóctel posterior | 30 a 200 invitados | Primer día, antes de que la agenda se llene |
| Ganar notoriedad ante el sector | Fiesta o recepción de marca | 150 a 600 invitados | Noche central de la feria |
| Atender a ejecutivos de la sede | Programa VIP con cena y actividad | 5 a 20 invitados | Según su agenda de viaje |
| Formar al equipo comercial | Desayuno o sesión de trabajo | 20 a 80 personas | Antes de abrir el recinto |
Una buena combinación para expositores medianos es una reunión de partners el primer día y una cena con los clientes más importantes en la segunda o tercera noche, cuando ya sabes quién ha visitado el stand y con quién merece la pena seguir hablando. Los grandes expositores suelen añadir una fiesta de marca a mitad de feria, con invitaciones repartidas también desde el stand.
¿Cómo trabajamos un evento de feria?
- Fijamos la noche. Revisamos tu agenda de feria y la de tus invitados para elegir el día con menos competencia.
- Propuesta en 24 horas laborables con espacios disponibles para esa fecha, concepto y estimación.
- Reserva inmediata. En semana de feria, la disponibilidad cambia de un día para otro. Bloqueamos el espacio en cuanto das el visto bueno.
- Invitaciones y confirmaciones. Te ayudamos con el envío, la gestión de respuestas y los recordatorios.
- Producción. Montaje, técnica, catering, espectáculo, personal y traslados desde la feria.
- La noche. Equipo en el espacio y coordinadores en la salida de la feria y en los autocares.
Consejos de logística para semanas de feria
- Hotel, lo primero. En las semanas de MWC e ISE las tarifas hoteleras suben mucho y la disponibilidad cae. Si tu equipo aún no tiene habitación, es la prioridad.
- El traslado decide la asistencia. Salir de Fira Gran Via a la hora de cierre es lento. Autocares propios con salida desde un punto fijo y un coordinador marcan la diferencia.
- Cerca, pero no demasiado. Montjuïc está a un trayecto corto del recinto y ofrece espacios que no parecen de feria. El centro histórico funciona para cenas más pequeñas.
- Calcula las bajas. En semana de feria siempre hay invitados que no llegan. Ajusta el aforo y el catering con margen.
- Cuenta con la tasa turística en el presupuesto del equipo. La explicamos en la guía de la tasa turística para grupos.
Si tu empresa expone o patrocina en una feria de Barcelona, escríbenos con la fecha. Cuanto antes, más espacios quedarán libres.
