Organiser un événement d'entreprise pendant le MWC Barcelone 2027 (et pendant l'ISE)

MWC et ISE 2027 : dates et envergure

Les deux grands salons technologiques de Barcelone ont lieu au premier trimestre et occupent le même parc des expositions. Si votre entreprise expose ou si vos clients s'y rendent, la semaine du salon est la meilleure occasion de l'année pour les réunir dans la ville.

Le MWC se tient à Barcelone depuis 2006 et la GSMA a convenu en 2022 de le maintenir dans la ville jusqu'en 2030. Lors de l'édition 2026, 17 % des participants appartenaient au niveau C et 45 % de plus étaient directeurs ou au-dessus. C'est précisément le profil que visent les dîners et réunions privés de la semaine.

Pour le reste de l'année, consultez le calendrier des salons de Barcelone 2027.

Quels formats fonctionnent pendant le salon ?

Pendant le MWC, votre invité a un agenda plein dès huit heures du matin. Les formats qui marchent le mieux sont ceux qui s'insèrent dans ses créneaux libres et lui apportent ce que le hall ne lui donne pas : du temps, de la conversation et un endroit confortable.

Quelques enseignements tirés de notre expérience :

• Les petits dîners convertissent mieux. Une table de 24 avec vos clients clés rapporte plus qu'une soirée de 400 personnes en concurrence avec dix autres le même soir.
• Le petit-déjeuner est le créneau le moins disputé. Avant l'ouverture des halls, les dirigeants n'ont pas encore un agenda saturé.
• Près de Fira ou en centre-ville, mais pas entre les deux. Soit l'invité vient à pied depuis le site, soit il se rend dans un lieu qui mérite le trajet.
• Une heure d'arrivée réaliste. Comptez le temps de sortir du site, de passer à l'hôtel et d'arriver. Un dîner prévu à 20 h 30 commence à 21 h.

Calendrier de réservation : 12 mois avant

La semaine du MWC se réserve alors que l'édition précédente est encore toute fraîche. Voici le calendrier que nous suivons :

Pour l'ISE, le calendrier est le même, avancé d'un mois.

Qu'est-ce qui part en premier ?

Dans cet ordre, d'après ce que nous constatons chaque année :

1. Les hôtels proches de Fira Gran Via et du centre-ville. Les blocs des exposants sont posés très tôt.
2. Les grands lieux insolites du lundi au mercredi soir. Par exemple, la Sala Oval du MNAC accueille jusqu'à 1 400 personnes en cocktail et 1 200 en banquet. La Llotja de Mar, jusqu'à 640 en cocktail dans le Salón de Contrataciones. Ce sont les premiers à être réservés.
3. Les salons privés des restaurants connus. Beaucoup sont réservés pour plusieurs soirées d'affilée.
4. Les équipes techniques et le personnel. Audiovisuel, techniciens, hôtesses et interprètes travaillent à pleine capacité cette semaine-là.
5. Les autocars et véhicules avec chauffeur. Surtout pour les départs vers les dîners.

Si vous arrivez tard, l'alternative est de changer de format (un déjeuner au lieu d'un dîner, un petit-déjeuner au lieu d'un cocktail) ou de soirée (le dimanche précédent fonctionne bien pour les équipes qui arrivent tôt).

Où organiser votre événement pendant le MWC

Chaque lieu a ses règles. Aux Drassanes, par exemple, la Grada Major est proposée de 20 h à 22 h selon le dossier du musée, et à La Pedrera la location à la journée est limitée à 10 heures. Nous les comparons par capacité dans le guide des lieux insolites de Barcelone par capacité.

Comment monter une hospitality suite efficace

Une hospitality suite est une base en dehors du hall : un lieu calme où votre équipe reçoit ses clients, conclut des rendez-vous et se repose entre deux visites. Ce qui la rend utile :

• L'emplacement. Un hôtel à côté du site pour des rendez-vous rapides, ou en centre-ville si vos invités y logent et que vous préférez les rencontrer en fin de journée.
• L'agencement. Un espace d'accueil, deux ou trois espaces de réunion fermés et un coin café. Mieux vaut plusieurs petites salles qu'une grande.
• Un agenda partagé. Un système de réservation de salles visible par toute votre équipe, avec des créneaux de 30 ou 45 minutes.
• Une restauration en continu. Café, eau, quelque chose de salé en milieu de matinée et d'après-midi. Sans dépendre du room service.
• La technologie. Un wifi dédié et stable, un écran dans chaque salle, des chargeurs et une imprimante.
• Une personne à l'accueil qui connaît les noms des invités du jour et prévient l'hôte.

Si vous souhaitez aussi une démonstration produit avec production audiovisuelle, nous en parlons dans le guide du lancement de produit à Barcelone.

Une semaine type au MWC pour votre équipe

Inutile de tout faire. Choisissez un ou deux temps forts et faites-les bien.

Les postes qui varient le plus en semaine de salon

Nous ne publions pas de tarifs, mais nous pouvons vous dire quels postes bougent le plus quand la ville est pleine, pour que vous en teniez compte dans votre budget :

• L'hébergement. Le poste le plus sensible à la date. Négociez par écrit les conditions de libération du bloc de chambres.
• Les lieux. Certains appliquent des conditions particulières en semaine de salon ou imposent des minimums.
• Le personnel et la technique. Les équipes audiovisuelles, techniciens, hôtesses et interprètes sont réservés toute la semaine.
• Le transport. Les autocars et véhicules avec chauffeur se réservent à la journée.
• La taxe de séjour. Elle s'applique par personne et par nuit selon la catégorie de l'hébergement. Nous l'expliquons dans le guide de la taxe de séjour pour les groupes.

Le transport pendant le salon

L'organisation du MWC recommande les transports en commun comme le moyen le plus rapide d'aller et revenir du site, et signale des travaux, déviations et embouteillages sur les accès routiers. Ce qu'il faut savoir :

• Pass de transport. Les participants accrédités du MWC et du 4YFN reçoivent un pass illimité pour le métro, le bus et les FGC en zone 1, avec un trajet vers ou depuis l'aéroport inclus. Il se retire à l'aéroport (T1, T2B et T2C), à Fira Gran Via et à la station FGC de Plaça Espanya.
• Métro. L9 jusqu'à la station Fira et L10 jusqu'à Foc, à côté de l'accès nord. Depuis le centre, correspondance à Collblanc ou Torrassa.
• Navette électrique entre l'accès nord et Plaça Espanya, et bus H12 et V3.
• Taxis. Station à l'accès nord avec des horaires spécifiques pendant les jours de salon.
• Navettes hôtelières. Service gratuit les jours de salon pour les hôtels mal desservis par les transports en commun, avec arrêt à l'accès nord.

Pour votre événement :

• Si vous invitez en centre-ville, rappelez aux invités la station de métro la plus proche. Beaucoup ont déjà le pass.
• Si vous invitez hors du réseau de métro, prévoyez des autocars depuis un point fixe avec des départs échelonnés et un dernier retour clairement indiqué.
• Les taxis se font rares à la sortie des halls. Pour les invités VIP, réservez des véhicules avec chauffeur.

Horaires : le dîner ne peut pas commencer à 22 h

En Espagne, on dîne tard, généralement entre 20 h et 22 h 30. Pendant le MWC, vos invités ont des rendez-vous à 8 h le lendemain. Nous recommandons :

• Accueil à 19 h 30 ou 20 h et dîner assis à 20 h 30.
• Des discours courts, avant le plat principal.
• Une fin prévue à 23 h et un transport retour organisé.

Autorisations, marque et sécurité

• La marque du salon. Votre événement est privé. Consultez les règles de marque de la GSMA ou de l'ISE avant d'utiliser leurs noms ou logos sur l'invitation.
• L'espace public. Une activation dans la rue, un chapiteau ou une projection sur façade nécessitent une autorisation municipale plusieurs semaines à l'avance.
• Jauge et sécurité. Chaque lieu a sa jauge autorisée et son plan d'autoprotection. Nous travaillons avec des agents de sécurité et un contrôle d'accès sur liste nominative.
• Bruit et horaires. De nombreux lieux patrimoniaux ont une heure de fermeture fixe et des limites sonores. Nous les confirmons avant de concevoir la partie musicale.

Et pendant l'ISE ?

L'ISE a lieu un mois avant le MWC, du 2 au 5 février 2027, sur le même site. Presque tout ce qui précède s'applique, avec quelques différences :

• Le public. Intégrateurs, installateurs, fabricants et distributeurs d'audiovisuel et de systèmes. Les événements de réseau (partenaires et installateurs) fonctionnent particulièrement bien.
• Les formats. En plus des dîners, les formats avec du contenu technique et une part de jeu trouvent leur place. Pour Logitech, par exemple, nous avons organisé une coupe du monde des installateurs pendant la semaine de l'ISE et des soirées à thème pour les partenaires.
• La production. Le public est composé de professionnels de l'audiovisuel : la qualité de l'image, du son et de l'éclairage de votre événement sera examinée à la loupe.
• Février. Les soirées sont fraîches. Si vous pensez à une terrasse ou à un espace extérieur, prévoyez du chauffage et une solution couverte.

Notre expérience des semaines de salon

Nous avons produit des événements clients pendant de grands salons à Barcelone :

• Logitech à la Llotja de Mar pendant l'ISE 2025 : éclairage aux couleurs de la marque, showcooking, cocktails et scène.
• Logitech et Microsoft à la Llotja pendant l'ISE 2022.
• Réunion Logitech avec ses partenaires à Porta Fira pendant l'ISE 2024, à quelques pas de Gran Via.
• Événement VIP de Yealink et Microsoft pendant l'ISE.
• Provital au MNAC pendant In-Cosmetics Global 2023.
• Accueil des Hosted Buyers de l'IBTM World par Meliá.

Check-list pour la semaine du MWC

• Objectif de l'événement : prospection, fidélisation ou lancement
• Soirée et créneau choisis en fonction de l'agenda de vos invités
• Lieu et chambres réservés 12 mois à l'avance
• Contrat avec des conditions d'annulation claires
• Jauge réaliste : les présents sont souvent moins nombreux que les inscrits
• Traiteur et audiovisuel engagés avant l'été
• Transport aller et retour défini
• Invitation sans logos du salon sauf autorisation
• Liste nominative et contrôle d'accès
• Plan B en cas de pluie pour les espaces extérieurs
• Équipe sur place joignable par téléphone toute la semaine

Comment nous vous aidons

Nous organisons chaque année des événements pendant les salons et congrès : nous recherchons et négocions le lieu, produisons le dîner ou la réception, gérons les invitations et le transport et sommes sur place pendant le salon. Si votre entreprise prépare une grande soirée, découvrez aussi nos soirées de gala et le guide du dîner de gala pour grands groupes.

Si vous souhaitez réserver pour le MWC ou l'ISE 2027, le plus tôt sera le mieux. Écrivez-nous via la page contact et nous vous envoyons des options de lieux et un budget sous 24 h ouvrées.

Sources

1. GSMA: MWC Barcelona 2027 (1-4 marzo 2027, Fira Barcelona Gran Via)
2. GSMA: MWC26 Barcelona closes 20th anniversary edition
3. MWC Barcelona: GSMA extends partnership with Barcelona through to 2030
4. MWC Barcelona: how to get to MWC/4YFN on event days
5. 4YFN: Transportation
6. Residential Systems: registration opens for ISE 2027
7. Installation: ISE 2026 closes with record attendance in Barcelona
8. Museu Nacional d'Art de Catalunya: Sala Oval
9. Cambra de Comerç de Barcelona: catálogo Llotja de Mar 2026
10. Museu Marítim de Barcelona: dossier de alquiler de espacios 2024
11. La Pedrera: planifica tu evento
12. Spain.info (Turespaña): horarios y días festivos en España